مقدِّمة

P5.express هو نظام إدارة مُبسَّط وعملي لمحافظ البرامج والمشاريع. وهذا النظام يساعد المنظمات على تحقيق أقصى استفادة من مواردها المتاحة من خلال التركيز على البرامج والمشاريع الأكثر قيمة وتوازنًا. كما أنه يساعد على تقليل التعارض والاضطرار لإعادة العمل عن طريق إشراك المنظمة بأكملها ومنع إدارة وتسيير البرامج والمشاريع دون تنسيق جيد وبمعزل عن بعضها البعض.

مثل جميع الأنظمة الأخرى في عائلة OMIMO (الوِحدات المبسطة مفتوحة المصدر)، يتكون نظام P5.express من نماذج نمطية، وهذا يعني أنه قابل للتطبيق في أي بيئة عمل دون الاقتصار على استخدامه مع البرامج أو المشاريع التي تستخدم أنظمة OMIMO؛ على سبيل المثال، يمكنك إدارة مشاريعك باستخدام أنظمة مثل P3.express، أو micro.P3.express، أو ^®DSDM، أو Scrum، أو ^®PRINCE2، أو أي نظام آخر دون حدوث أي تعارض مع نظام P5.express.

يمكن تطبيق نظام P5.express في معظم المنظمات بغض النظر عن نوع المشاريع التي لديها أو ما إذا كانت تنفِّذ المشاريع لنفسها أو لعملاء خارجيين.

يمكن تنفيذ نظام P5.express قبل أو بعد تنفيذ أنظمة إدارة البرامج أو المشاريع المنظّمة. ويحظى تنفيذه بالأولوية في العديد من المنظمات بالمقارنة بأنظمة إدارة البرامج أو المشاريع.

عادةً ما يكون من الأفضل وجود نظام واحد لإدارة المحفظة لكل منظمة، ولقد تم تصميم نظام P5.express لمثل هذا الوضع الفريد. كما أن بعض المنظمات الكبيرة التي لديها أقسام منفصلة لإنجاز المشاريع قد تستفيد من وجود تسلسل هرمي للمحافظ، حيث يكون كل قسم قادرًا على إنجاز نوع معين من المشاريع ولكنه غير قادر أو غير فعَّال لإنجاز باقي هذه المشاريع. وبالنسبة لمثل هذه المنظمات، يمكن استخدام P5.express على أدنى مستوى من التسلسل الهرمي للمحفظة لإدارة البرامج والمشاريع، وذلك إلى جانب نظام إدارة منفصل للمَحافظ الفرعية. ولا توفر أنظمة OMIMO خصيصًا لإدارة هذا النوع من المَحافظ. وعلى أي حال، تعتبر المَحافظ ذات التسلسل الهرمي أقل فاعليّة من المَحافظ الفردية، وبالتالي يجب تجنبها إلا إذا كانت ضرورية للغاية.

إن جميع البرامج والمشاريع التي لا تنتمي إلى أحد البرامج (تسمى “المشاريع المستقلة” في أنظمة OMIMO) يجب أن يتم توجيهها إلى نظام إدارة المحفظة، بدون أي استثناءات. وبالإضافة إلى التحسين والموازنة، يساعد هذا على تجنب حدوث أوجه التعارض. كما يجب توجيه المشاريع غير المستقلة إلى برامجها الخاصة بدلاً من توجيهها مباشرة إلى نظام إدارة المحفظة.

العمليات

يوضح الرسم التخطيطي لنظام P5.express العمليات الخاصة به. وكل عقدة في الرسم البياني تمثل نشاطًا إداريًا، ويمكنك قراءة كل نشاط من خلال النقر على العقدة في الدليل الإلكتروني أو عن طريق فتح القسم الخاص به في النسخة التي تم تحميلها. يرجى ملاحظة أن هذا دليل مرجعي وليس مصدرًا للتدريب.

تندرج الأنشطة الإدارية ضمن ثلاث حلقات:

• الحلقة الإدارية النصف سنوية (كل 6 أشهر): يتم إدارتها كل 6 أشهر أو عندما يتعين اتخاذ قرار مهم لتحسين استراتيجية تحقيق المنافع.
• الحلقة الإدارية الشهرية: يتم إدارتها كل شهر لمراقبة المحفظة والتحسين المستمر لطريقة عمل نظام إدارة المحفظة.
• الحلقة الإدارية اليومية: يتم إدارتها بشكل مستمر (يمكن أن تكون في أي يوم، ولكن ليس بالضرورة كل يوم) لتنفيذ استراتيجية تحقيق المنافع.

يمكن للمنظمات التي تدير مشاريع كبيرة تدوم لفترة طويلة أن تستبدل الحلقة الإدارية النصف سنوية (كل 6 أشهر) بحلقة سنوية.

تجدر الإشارة إلى أن المشاريع والبرامج مؤقتة، حيث أن لها بداية ونهاية، بينما تكون المحافظ مستمرة، فليس لها بداية أو نهاية حقيقيّة. وقد تبدأ رحلتك في إدارة المحفظة المُنظَّمة في مرحلة ما، ولكن تعد تلك البداية بمثّابة تنفيذ للعملية وليست جزءًا من العملية نفسها. ولهذا السبب لا تجد بداية أو نهاية في نظام P5.express.

الأدوار الوظيفية

هناك دوران وظيفيان رئيسيان في نظام P5.express لإدارة المحفظة:

• عضو مجلس إدارة المحفظة
• مدير المحفظة

مجلس إدارة المحفظة

مجلس إدارة المحفظة هو عبارة عن مجموعة متنوعة من المدراء رفيعي المستوى في المنظمة، والذين يعملون معًا ويتخذون جميع القرارات المهمة بشأن البرامج والمشاريع المستقلة بطريقة متكاملة وشاملة.

تكوين المجلس:

• الأعضاء الأساسيون: يجب أن يكون جميع رؤساء الأقسام (المدراء التنفيذيون) في المنظمة أو من في حكمهم أعضاء أساسيين في مجلس إدارة المحفظة. ويمكن أن يكون لهم أصوات متساوية أو غير متساوية. كما يمكن أن يتمتع بعض الأعضاء الأساسيين بحق النقض (الفيتو)، ولكن من الأفضل تجنب ذلك إن أمكن لتحسين التعاون فيما بينهم.
• الأعضاء البدلاء: يمكن أن يكون لكل عضو أساسي عضو بديل يمثله في ورش العمل عندما لا يستطيع الحضور، وكذلك لرعاية بعض البرامج والمشاريع المرتبطة. وبغض النظر عن حضور العضو الأساسي، يجب على العضو البديل حضور جميع ورش العمل حتى يكون على دراية بالاستراتيجيات. كما يجب أن يُفوَّض الأعضاء البدلاء باتخاذ القرارات نيابة عن الأعضاء الأساسيين في حالة غيابهم.

يجب أن يكون هناك شخص واحد مسؤول عن تبرير كل برنامج أو مشروع مستقل، وإبلاغ القرارات رفيعة المستوى، والتمويل، وتوفير الموارد اللازمة. ويُشار إلى هذا الشخص هنا باسم “الرَّاعي”، ولكن يمكن أن يكون له أي مسمى وظيفي آخر. في حالة استخدام إطار عمل سكرَم (Scrum) والأنظمة المستمدة منه، فإن دور “مالك المنتج” الافتراضي يمكن أن يلبي وظيفة الراعي إلى حد ما. ومن ناحية أخرى، يمكن إضافة دور راعي منفصل لمثل هذه المشاريع.

يجب اختيار رعاة جميع البرامج والمشاريع المستقلة من مجلس إدارة المحفظة. ويعتبر كل راعي برنامج أو مشروع هو الشخص الوحيد الذي يبلِّغ القرارات رفيعة المستوى لفريق مشروعه أو برنامجه.

مدير المحفظة

يقوم مدير المحفظة في المقام الأول بدور التيسير والتوجيه، ولكنه يمتلك أيضًا صلاحية اتخاذ القرارات خلال الحلقة الإدارية الشهرية والحلقة الإدارية اليومية لتسريع وتيسير العملية. ويتخذ مجلس إدارة المحفظة جميع القرارات المهمة، ويجب استخدام سلطة اتخاذ القرار التي يمتلكها مدير المحفظة لتفسير قرارات مجلس الإدارة بدلًا من أن تعكس آرائه الشخصية. كما يجب ألا يكون لمدير المحفظة دور مباشر في أي برنامج أو مشروع، وذلك لتجنب تضارب المصالح.

يمكن أن يكون في المنظمات الكبيرة عدد قليل من موظفي الدعم لمساعدة مدير المحفظة.

يجب أن يكون لكل برنامج أو مشروع مستقل شخص واحد يمثل الاهتمامات المتعلقة بالإدارة والتنسيق والتقييم. ويُشار إلى هذا الشخص هنا باسم “مدير البرنامج” أو “مدير المشروع”، ولكن يمكن أن يكون له أي مسمى وظيفي آخر. وفي حالة استخدام إطار عمل سكرَم (Scrum) أو الأنظمة المستمدة منه، فإن دور “مسؤول سكرَم (scrum master)” الافتراضي يمكن أن يلبي هذه الوظيفة.

يتواصل مدير المحفظة مع مدراء البرامج والمشاريع لأسباب مختلفة. ومع ذلك، يجب على مدير المحفظة تجنب إيصال أي قرارات بشكل مباشر لهم، ولكن يتم إيصال القرارات من خلال رعاة البرنامج أو المشروع.

يجب على مدراء المحافظ تجنب الإدارة التفصيلية والتأكد من أن أعضاء مجلس إدارة المحفظة لا يقومون بذلك أيضًا، خاصة بصفتهم رعاة للبرنامج أو المشروع.

في حالة وجود نظام واحد لإدارة المحفظة، فإن مدير المحفظة يقدم تقاريره إلى رئيس المنظمة. وفي حالة وجود تسلسل هرمي للمحافظ، يقدم مدير المحفظة تقاريره لمدير المحفظة في المستوى الأعلى من التسلسل.

الوثائق (المستندات)

فيما يلي الوثائق الافتراضية في نظام P5.express:

• وصف المحفظة
• مصفوفة تحقيق المنافع
• سِجِل المتابعة الشامل
• سِجِل التقييم الشامل
• دراسات الجدوى (حالات العمل)

تذكر ألا تقوم بجمع بيانات لا تحتاجها، وحافظ على بساطة وفاعليّة الوثائق. ولا يجب عليك أيضًا استخدام برامج معقدة، يمكنك البدء بأدوات بسيطة والانتقال إلى أدوات أكثر تطورًا في حالة إذا كان لديك سبب وجيه لذلك. وفيما يلي وصف موجز لكل وثيقة.

وصف المحفظة

يعد وصف المحفظة بمثابة نص ديناميكي يوثّق المعلومات الأساسية التالية:

• استراتيجية المنظمة ورسالتها ورؤيتها، إلخ.
• عتبة اتخاذ القرار لمدير المحفظة (بشكل دقيق أو تقريبي)
• أعضاء مجلس إدارة المحفظة وصلاحياتهم في التصويت
• طريقة التصويت وكيفية احتسابه
• العمليات والسياسات التنظيمية التي تؤثر على إدارة المحفظة
• وحدة قياس الاستثمارات والفوائد

يتم إنشاء وصف المحفظة لأول مرة عند تنفيذ نظام P5.express، ويمكن بعد ذلك تحديثه في النشاط X2.

مصفوفة تحقيق المنافع

تسرد مصفوفة تحقيق المنافع البرامج والمشاريع المستقلة على أحد الأبعاد، وتعرض المعلومات المتعلقة بها على البعد الآخر. وهي تزيد من الوضوح والشفافية من خلال وصف استراتيجية المنظمة لتحقيق المنافع بشكل واضح.

تشمل الحقول الإلزامية في المصفوفة ما يلي: الاسم، الراعي، الحالة، التقدم، الاستثمار، الفوائد، المنافع، تصنيفات المنافع.

يمكن تنفيذ المصفوفة في جدول بيانات أو باستخدام أداة متخصصة. ويتوفر مثال للمصفوفة في شكل جدول بيانات، والذي يوضح كيفية تغيرها في النشاط X2.

سجل المتابعة الشامل

سجل المتابعة الشامل هو عبارة عن قائمة بالمخاطر والمشكلات وطلبات التغيير وخطط التحسين والدروس المستفادة التي تؤثر على برامج أو مشاريع متعددة. وللتأكد من عدم وقوع أخطاء، لا ينبغي تكرار مثل هذه البنود في السجلات الخاصّة للبرامج والمشاريع، بل يجب على مدراءها استخدام السجل الشامل إلى جانب سجلاتهم الخاصّة. ويجب أن يكون لجميع البرامج والمشاريع الموجودة في المحفظة مثل هذه السجلات الخاصّة.

يجب أن يكون لكل بند في سجل المتابعة الشامل وصيّ يكون مسؤولًا عن متابعته. ويجب أن يكون الوصيّ أحد أعضاء مجلس إدارة المحفظة أو أحد مدراء البرامج أو المشاريع.

سجل التقييم الشامل

يخزِّن في سجل التقييم الشامل نتائج تقييم مدى رضا أصحاب المصلحة في المحفظة (أعضاء مجلس إدارة المحفظة، ومدراء البرامج، ومدراء المشاريع المستقلة).

دراسات الجدوى

يجب أن يكون لكل برنامج أو مشروع مستقل دراسة جدوى (حالة عمل) يتم إنشاؤها في شريحة إدارة المحفظة من أجل وصف الغرض منه وتبريره مع العناصر الرئيسية التالية:

• سبب اختيار هذا البرنامج أو المشروع
• الخيارات البديلة
• المتطلبات الرئيسية
• الفوائد المتوقعة (تشمل التأثيرات الإيجابية والسلبية)
• طريقة قياس الفوائد
• الاستثمار المُقدَّر (الوقت والتكلفة، إلخ)
• استراتيجية التنفيذ (يتم تنفيذها داخليًا أو بالاستعانة بمصادر خارجية، إلخ)
• المخاطر الرئيسية

عادة ما تكون دراسة الجدوى (حالة العمل) التقريبية كافية لتحديد أولويات البرنامج أو المشروع في المحفظة، ولكن عند الحاجة، قد يبدأ راعي البرنامج أو المشروع في إعدادها (تشكيل فريق لإنشاء خطة رفيعة المستوى دون تنفيذها) واستخدام تلك المعلومات لإنشاء دراسة جدوى أكثر دقة.

التكييف (أو المواءمة)

كما هو الحال مع الأنظمة المبسَّطة الأخرى، فمن الأفضل عدم التكييف والتخصيص المُسبق لنظام P5.express، ولكن يجب عليك تنفيذه واستخدامه كما هو موضح في الدليل ثم تكييفه تدريجيًا، وفي النشاط Y3، يجب تكييف النظام استنادًا إلى الملاحظات التي تم جمعها من المستخدمين الفعليين للنظام واستخدام التجربة والخطأ بحذر شديد.

التاريخ

نُشِرت المسودة الخاصة بالطبعة الأولى من نظام P5.express في نوفمبر 2023، ثم تلتها المسودة العامة في يناير 2024، ونُشِر الإصدار النهائي في يوليو 2024.

تُرجم بواسطة أحمد عسيري، يوسف داهم، محمد عبد اللطيف الشريف، ضاهر سيف الدين، أبا يزيد السمّاني