X1 - قيِّم المنافع المتحقّقة

ماذا

يقوم هذا النشاط بقياس وتسجيل الفوائد الفعلية التي تم تحقيقها من البرامج الجارية والمُغلقة والمشاريع المستقلة.

لماذا

الفوائد هي التحسينات القابلة للقياس، والتي تُعتبر مرغوبة للمنظمة. وبهذا المعنى، يكون تقييم الفوائد ذاتيّ، مما يعني أن الشيء الذي يمكن اعتباره مفيدًا لإحدى المنظمات قد لا يكون كذلك بالنسبة لمنظمة أخرى. ولذلك، يجب تقييم الفوائد من خلال الفهم الجيد للمنظمة، وذلك بطريقة شاملة، وفي شريحة إدارية رفيعة المستوى مثل إدارة المحفظة.

يجب القيام بهذا النشاط للأسباب التالية:

• يعد تذكيرًا للجميع بأن البرامج والمشاريع يتم تنفيذها لتحقيق المنافع، ويجب أخذ ذلك في الاعتبار عند إجرائها.
• يساعدنا على فهم بيئتنا وجعل البرامج والمشاريع المستقبلية في مصفوفة تحقيق المنافع أكثر واقعية.
• يمكن أن يساعدنا في إيجاد طرق لزيادة الفوائد من خلال المهام المُخصَّصَّة أو التغييرات المُنظَّمة (البرامج والمشاريع).

تذكر أنه من الطبيعي أن يكون هناك بعض البرامج والمشاريع التي لا تحقِّق المنافع المتوقعة. وإذا كانت جميعها تعمل كما هو مخطط لها، فقد تكون على وشك فقدان الفرص بسبب كونك متحفظًا للغاية. وهذا ينطبق بشكل خاص على المشاريع الداخلية.

مَن

يقوم بتنفيذ هذا النشاط راعي كل برنامج أو مشروع، وذلك تحت إشراف مدير المحفظة.

كيف

يبدأ هذا التقييم لكل برنامج أو مشروع مستقل عند انتهائه أو بمجرد أن يبدأ في تحقيق الفوائد أثناء التنفيذ. ويستمر طالما أن هناك إمكانية كبيرة أو فائدة فعلية (عادة، لبضع سنوات على الأقل). وسيتم حفظ وتخزين نتائج القياس في مصفوفة تحقيق المنافع. ويجب أن يتضمن القياس الفوائد المتوقعة وغير المتوقعة في جميع تصنيفات المنافع في المصفوفة.

قد تحتوي أنظمة إدارة البرامج والمشاريع الخاصة بك على أنشطة مكافئة لهذا النشاط وتشكل مهمة مشتركة (على سبيل المثال، النشاط G01 في نظام P3.express). ومع ذلك، عند تنفيذ برامج أو مشاريع متعددة على نفس المنتج أو على مجموعة من المنتجات ذات الصلة التي تؤثر على أداء بعضها البعض، فمن الأفضل تقييم الفوائد الناتجة عنها معًا بطريقة متكاملة.

يجب أن تكون هناك وحدة واحدة فقط لقياس الاستثمارات والفوائد لجميع البرامج والمشاريع في المحفظة، حتى يمكن مقارنتها. وعندما تكون هناك مصادر متعددة للمنافع، يجب تحويلها ودمجها في وحدة واحدة. ويمكن أن تكون هذه الوحدة مبلغًا نقديًا يتم تعديله وفقًا لقيمة النقود في وقت محدد، أو جرامات من الذهب، أو عدد الأرواح التي تم إنقاذها، إلخ. وعندما لا تكون هذه القياسات الموضوعية عملية أو ممكنة، يمكن استخدام وحدات مُجرَّدة أو نسبية أو شبه ذاتية إلى جانب أساليب القياس والتقدير القائمة على التصويت (مثل أسلوب تخطيط بوكر ^®Planning Poker).

لاحظ أنه عندما يكون قياس شيء ما بشكل موضوعي ممكنًا ومبررًا، فسيكون هذا هو الخيار المفضل بسبب موثوقيته العالية. ومع ذلك، عندما لا يكون القياس الموضوعي عمليًا، فإن فرضه سيكون ضارًا لأسباب متعددة، ومنها أن موثوقيته ستكون أقل من موثوقية قياس شبه موضوعي تمّ تصميمه بشكل جيد.

قد تكون فوائد بعض البرامج والمشاريع شبه مستمرة وليست لمرة واحدة. ويمكن تحويل هذه الفوائد إلى منافع لمرة واحدة من خلال النظر في نافذة زمنية متفق عليها مسبقًا.

يجب عليك التأكد من عدم احتساب الفوائد مرتين. وإذا كانت عدة برامج ومشاريع تُمثِّلُ مصدراً للفائدة، فيجب تقسيم الفائدة الناتجة فيما بينها بناءً على مساهماتها.

ضع في اعتبارك الأوقات التالية للبرنامج أو المشروع:

• T0: وقت البدء
• T1: وقت الانتهاء
• T2: الوقت الذي يتم فيه قياس الفوائد

إن جميع القياسات هي مقارنات. ولا يجب أن يكون قياس الفوائد عبارة عن مقارنة بين الوقتين T2 و T0 لأن العديد من العوامل الأخرى ربما تكون قد تغيرت خلال تلك الفترة. وبدلاً من ذلك، يجب مقارنة الفوائد في الوقت T2 في العالم الفعلي بالفوائد في الوقت T2 في عالم افتراضي لم يحدث فيه البرنامج أو المشروع.

عندما يتم قياس فوائد جميع البنود، يمكن حساب منفعتها على النحو التالي:

المنفعة = الفائدة ÷ الاستثمار

تعتبر دراسة الجدوى (حالة العمل) الخاصة بكل برنامج أو مشروع مفيدة في تقييم فوائده. ومع ذلك، لا يجب أن تقتصر الجهات الراعية على إجراء تقييم ميكانيكي استنادًا إلى دراسة الجدوى (حالة العمل).

تُرجم بواسطة أحمد عسيري، يوسف داهم، محمد عبد اللطيف الشريف، ضاهر سيف الدين، أبا يزيد السمّاني