يتم تنفيذ النشاط في ورشة عمل بحضور جميع أعضاء مجلس إدارة المحفظة الأساسيين أو على الأقل وكلائهم. وعادةً ما يكفيهم يومٌ واحد، وقد تحتاج بعض المنظمات لوقت أطول.

وهنا مثال يوضح كيفية تغيّر الوثائق في هذا النشاط.

1. تحديث وصف المحفظة

يتحقق أعضاء مجلس إدارة المحفظة مما إن كانت هناك حاجة للتحديث في وصف المحفظة ليتوافق مع الاستراتيجيات والسياسات والعمليات الحالية، أو ببساطة لتحسين كيفية عملهم في نظام إدارة المحفظة. وقد تتطلب بعض التغييرات في وصف المحفظة إجراء تغييرات في مصفوفة تحقيق المنافع أيضًا (على سبيل المثال، أهداف تصنيفات المنافع).

2. إضافة برامج ومشاريع جديدة

يعرض أعضاء مجلس إدارة المحفظة أفكار برامجهم ومشاريعهم الجديدة في ورشة العمل (على سبيل المثال، الأفكار التي تم إنشاؤها في النشاط G02 في نظام P3.express). ويقومون باستعراض مخرجات النشاط X1 واستخدامها باعتبارها مصدر للإلهام لإجراء عصف ذهني للأفكار وتوليد أفكار جديدة في نفس الوقت. ويتم تسجيل جميع الأفكار في مصفوفة تحقيق المنافع.

يمكن للمنظمات التي تركز على مشاريعها الداخلية الاستفادة من استخدام آراء جميع الموظفين وحتى المستخدمين النهائيين لتوليد الأفكار. ويعتبر كل عضو في مجلس إدارة المحفظة مسؤولًا عن جمع الأفكار من الأشخاص المرتبطين بإدارته وعرضها في ورشة العمل. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لدى الموظفين قناة مباشرة لإرسال اقتراحات البرامج والمشاريع إلى مدير المحفظة. كما أن قبول المشاركات مجهولة المصدر يمكن أن يساعد في زيادة المساهمات.

وبشكل عام، يحتاج مجلس إدارة المحفظة إلى اتباع نهج شامل من أعلى إلى أسفل لتحديد البرامج والمشاريع. ويجب ألا يقتصروا على البرامج والمشاريع التي يقترحها المستخدمون الفعليون، بل يجب أن يسألوا دائمًا: “ما هي البرامج والمشاريع الأخرى التي يمكننا تنفيذها لتحسين محفظتنا؟”

لاحظ أن عدد العناصر في المصفوفة يعكس خيارات المنظمة. وكلما كان لديك المزيد من الخيارات، كانت لديك المزيد من المرونة والحرية. ولهذا السبب تعتبر المصفوفات الأكبر حجمًا مرغوبة. وتذكر أن المصفوفة لا تقتصر على ما يمكن القيام به في الحلقات القليلة القادمة، ولكنها تحتوي على كل ما قد ترغب في القيام به يومًا ما في المستقبل.

3. تعيين الرعاة

بعد إضافة عنصر جديد إلى المصفوفة، يجب تعيين أحد أعضاء مجلس إدارة المحفظة ليكون الراعي له.

4. تقديم دراسات الجدوى (حالات العمل)

يتأكد الراعي من أن برنامجه أو مشروعه يحتوي على الأقل على دراسة جدوى (حالة عمل) تقريبية لوصف الغرض والتبرير. وعند الحاجة، يمكن للراعي بدء البرامج أو المشاريع (تكليف فريق بإنشاء خطة رفيعة المستوى دون تنفيذها) واستخدام المخرجات لإنشاء دراسة جدوى مُحسَّنة.

يُسمح للرعاة بتفويض مسؤولية إعداد دراسات الجدوى (حالات العمل) الخاصة بهم إلى أشخاص متخصصين، ولكنها تبقى مسؤوليتهم. وقد يساعد مدراء البرامج والمشاريع في هذه العملية من خلال توفير بعض المعلومات المطلوبة، ولكن من الأفضل عدم منحهم المسؤولية الكاملة لإعداد دراسات الجدوى لأنهم عادة لا يمتلكون الخلفية والمعلومات الاستراتيجية اللازمة.

5. تحقيق التوازن بين أحجام البرامج والمشاريع

عادةً ما تكون البرامج والمشاريع المستقلة في المصفوفة ذات أحجام مختلفة. ومع ذلك، فإن وجود عناصر ذات أحجام مختلفة تمامًا قد يجعل من الصعب إدارة المصفوفة. وبالتالي، يجب على أعضاء مجلس إدارة المحفظة – كلما أمكن ذلك – محاولة تقسيم العناصر الكبيرة جدًا إلى عناصر أصغر ودمج العناصر الصغيرة جدًا التي لها أهداف متشابهة في برامج أكبر.

تذكر أن المشاريع التابعة للبرنامج لن يتم توجيهها مباشرة في نظام إدارة المحفظة.

6. التبرير المُطلق

يحتاج أعضاء مجلس إدارة المحفظة إلى تقدير الفوائد المتوقعة والاستثمار المطلوب للأفكار الجديدة ومراجعة الأفكار القديمة إذا لزم الأمر. كما يجب تحديث مصفوفة تحقيق المنافع بهذه البيانات.

بعد ذلك، يجب عليهم الحكم على التبرير المطلق لكل فكرة: هل الفوائد المتوقعة أعلى من الاستثمار المطلوب؟ وهل يجب علينا تنفيذ هذا البرنامج أو المشروع على الإطلاق؟ سيتم تحديث حالة الفكرة بناءً على هذا القرار. ولاحظ أنه لا يجب إزالة الأفكار المرفوضة من المصفوفة، بل توضع عليها علامة باعتبارها مرفوضة ونقلها إلى أسفل المصفوفة للرجوع إليها لاحقًا.

في بعض الأحيان، يتعين على المنظمات قبول برامج أو مشاريع ذات فوائد أقل من استثماراتها، وإلا ستظل بعض قدراتها غير مستخدمة، وقد تكون بعض الفوائد أفضل من عدم وجود فائدة على الإطلاق. ويجب مراعاة هذا الوضع في هذه الخطوة، والأهم من ذلك، يجب على مجلس إدارة المحفظة التحقيق في هذا الوضع غير الصحي لمعرفة كيف يمكنهم منع حدوثه في المستقبل.

يجوز لأعضاء مجلس إدارة المحفظة تقدير المعايير المطلوبة والقرار النهائي عن طريق التصويت باستخدام الطريقة الموثقة في وصف المحفظة.

إذا فقد برنامج أو مشروع قائم تبريره المطلق، يجب على المجلس إلغاؤه في هذا النشاط. ويمكن أيضًا القيام بذلك في النشاط Y2، إذا كان مدير المحفظة والراعي يتفقان على ذلك.

7. التبرير النسبي والترتيب الأوّلي

سيتم فرز البرامج والمشاريع في المصفوفة بناءً على حالتها: مُنتهية ← جارية ← مُعلَّقة ← مُلغاة ← مرفوضة

سيتم ترتيب العناصر الموجودة في كل حالة من الحالات المذكورة أعلاه بناءً على التاريخ، باستثناء العناصر المُعلَّقة التي سيتم ترتيبها في البداية بناءً على قيمتها (النسبة بين فوائدها المتوقعة والاستثمار المُقدَّر)، بحيث يتم وضع العناصر الأكثر قيمة أولًا.

الترتيب الأولي لمصفوفة تحقيق المنافع

إذا انخفض التبرير النسبي لبرنامج أو مشروع جارٍ بشكل كبير، فقد يقرر مجلس الإدارة في هذا النشاط تعليقه لتحرير القدرات لبرامج ومشاريع أكثر أهمية. ويمكن أن يحدث هذا أيضًا في النشاط Y2، إذا كان مدير المحفظة والراعي يتفقان على ذلك.

8. مراجعة القدرة الإجمالية

يناقش أعضاء مجلس الإدارة فكرة زيادة أو تقليل القدرة (على سبيل المثال، توظيف المزيد من الأشخاص في المنظمة) وتقييم تأثيرها على المحفظة. ويشمل هذا الاعتبار الحلقة القادمة من ناحية وقدرة المنظمة على المدى الطويل من ناحية أخرى.

9. تحقيق التوازن والتحديد النهائي للأولويات

يجب أن تحتوي المصفوفة على أعمدة لتصنيفات المنافع المختلفة:

التصنيفات العامة (ضرورية لجميع المنظمات):
- الاستمرارية (مُستدام أو مُتنوّع)
- الإطار الزمني للعائد على الاستثمار (قصير الأجل أو متوسط الأجل أو طويل الأجل)
- المخاطر الإجمالية (منخفضة أو متوسطة أو عالية)
التصنيفات الخاصة بالمنظمة:

يُعدّ “المُستدام” برنامجًا أو مشروعًا يساعد على تحسين الخدمات الحالية، بينما “المُتنوِّع” هو البرنامج أو المشروع الذي يساعد على إنشاء قنوات جديدة للمنتجات أو الخدمات. وتركز بعض المنظمات بشكل كامل على مجال متخصص واحد، ولكن يمكنها بل ويجب عليها أن تفكر في تنويع خدماتها في هذا المجال أو المجالات ذات الصلة.

يُقدِّم كل برنامج أو مشروع مساهمة تتراوح بين 0% و100% في كل تصنيف، وذلك للإشارة إلى أي جزء من فوائده يخدم ذلك التصنيف.

ويجب أن يكون لكل تصنيف هدف نسبي، ويجب أن يتطابق مجموع فوائد جميع البرامج والمشاريع في أفق التوازن مع هذا الهدف النسبي بشكل أو بآخر. وبشكل افتراضي، يكون أفق التوازن هو الحلقة القادمة بالإضافة إلى الحلقات الثلاث السابقة. ويتم تحديد الحلقات السابقة من خلال الحقائق. ومن أجل تحديد الحلقة القادمة، من الضروري إجراء تقدير تقريبي لعدد البرامج والمشاريع التي يمكن تنفيذها في الحلقة.

أفق التوازن للحلقة الإدارية التالية

لتحقيق التوازن في المحفظة، من المهم تعديل ترتيب العناصر المُعلَّقة في المصفوفة يدويًا، والهدف من ذلك هو تحقيق توافق بين إجمالي فوائد البرامج والمشاريع المحسوبة في كل تصنيف للمنافع مع الأهداف النسبية الموضوعة. وقد يؤدي ذلك إلى انخفاض المنافع الإجمالية للمحفظة المتوازنة مقارنة بالمحفظة غير المتوازنة. وهذا هو الثمن الذي يتعين علينا دفعه لتحقيق التوازن. ومع ذلك، في حالات نادرة، قد تضطر إلى التضحية بالتوازن للحصول على منافع أعلى بشكل استثنائي، ومن ثم تعويض ذلك في الحلقات المستقبلية.

تحقيق توازن المحفظة من أجل الحلقة الإدارية التالية

في هذه المرحلة، تحتوي المصفوفة على قائمة مُحسَّنة من البرامج والمشاريع المُعلَّقة. وعندما تتحرر قدرة كافية داخل المنظمة، يمكن بدء البرنامج أو المشروع المُعلَّق الأعلى ترتيبًا في المصفوفة والذي يتوافق مع القدرة المتاحة في النشاط Z2.

قد تحتاج بعض المنظمات إلى معايير توازن إضافية؛ على سبيل المثال:

لا يمكن تنفيذ مُقترح يَطلبه عميل خارجي في أي وقت تريده المنظمة، ولكن إذا رغبت في المضي قدمًا، فيجب تنفيذه في تاريخ معين، ويجب أن تكون المنظمة جاهزة لبدء المشروع إذا تم قبول المُقترح.
بالنسبة للمنظمات التي تركز على تنفيذ مشاريعها الخاصة، قد يكون لبعض مشاريعها اعتمادية متبادلة، ويجب أن يُشار إلى ذلك في المصفوفة ويُؤخذ بعين الاعتبار عند تحقيق التوازن. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن المشاريع التي تعتمد على بعضها البعض عادةً ما تنتمي إلى برنامج واحد ولا يتم توجيهها مباشرة في نظام إدارة المحفظة.

نظرًا لوجود العديد من عوامل عدم اليقين حول كيفية عمل المحافظ، فلا يمكن أبدًا أن تكون المصفوفة دقيقة بما يكفي لتحسينها بطريقة آلية بناءً على الحسابات، وبالتالي فإن حكم أعضاء مجلس إدارة المحفظة ذوي الخبرة يعد أمرًا ضروريًا. ونتيجة لذلك، من المهم عدم إضاعة الوقت والجهد في محاولة جعل الأرقام أكثر دقة مما ينبغي. وبدلا من ذلك، يجب على مدير المحفظة تشجيع التعاون والمشاركة والشفافية والتفكير النقدي.

يجب أن يشارك جميع أعضاء مجلس إدارة المحفظة في تحقيق توازن المحفظة. وعند الحاجة، يمكنهم جمع آرائهم عن طريق التصويت، وذلك باتباع طريقة التصويت الموثقة في وصف المحفظة.

تُرجم بواسطة أحمد عسيري، يوسف داهم، محمد عبد اللطيف الشريف، ضاهر سيف الدين، أبا يزيد السمّاني