Y2 - قيِّم البرامج والمشاريع الجارية

ماذا

قياس أداء البرامج والمشاريع الجارية وإعادة تقدير الفوائد المتوقعة لها.

لماذا

أثناء تنفيذ البرامج والمشاريع، سنتعلم المزيد عنها ويمكننا أن نجعل تقييمنا لمنافعها أكثر واقعية. كما يمكن أن يؤدي هذا التحسين إلى إيقاف البرامج والمشاريع التي تفقد تبريرها المطلق أو تعليق تلك التي تشهد انخفاضًا كبيرًا في تبريرها النسبي. ويساعد كلا الاجرائين على الاستفادة بشكل أفضل من مواردنا وفرصنا.

ومن ناحية أخرى، قد يُظهر هذا التقييم أن البرنامج أو المشروع أصبح أكثر أهمية مما كان عليه من قبل، وبالتالي يتطلب المزيد من الدعم وأولوية أعلى في المنظمة.

مَن

يقوم مدراء البرامج والمشاريع بقياس أدائها، بإشراف مدير المحفظة. وتتم إعادة تقدير الفوائد المتوقعة من قبل رعاة البرنامج والمشروع، وذلك بإشراف مدير المحفظة.

كيف

يرتبط هذا النشاط بأنشطة قياس إدارة البرامج والمشاريع الدورية (على سبيل المثال، النشاط C01 في نظام P3.express). بالنسبة لأنظمة إدارة البرامج أو المشاريع التي لا تحتوي على نشاط القياس الدوري، فإنها يجب إضافته.

عادة، نتوقع أن تتضمن هذه القياسات ما يلي:

• التقدم العام (النسبة المئوية)
• توقعات الاستثمار المتبقي (على سبيل المثال، الوقت والتكلفة)

يكون مدير المحفظة مسؤولًا عن ضمان قياس أداء البرامج والمشاريع بشكل صحيح. كما يجب عليهم أيضًا العمل مع راعي كل برنامج أو مشروع لإعادة تقدير الفوائد المتوقعة (على سبيل المثال، النشاط B03 في نظام P3.express). وسيتم حفظ وتخزين جميع البيانات في مصفوفة تحقيق المنافع.

يجب على مدير المحفظة تجنب جمع البيانات غير الضرورية والتركيز بدلًا من ذلك على البيانات التي تخدم غرضًا واضحًا والحفاظ على نظام بسيط وهادف.

بعد تحديث توقعات الاستثمار والفوائد المُقدَّرة، يمكن لمدير المحفظة إعادة تقدير المنافع المتوقعة:

المنافع = الفوائد ÷ الاستثمار

بناءً على المنافع الجديدة، إذا فقد البرنامج أو المشروع تبريره المطلق أو حدث انخفاض كبير في تبريره النسبي، فقد يتعين إلغاؤه أو تعليقه. وإذا تمكن مدير المحفظة والراعي من الاتفاق على هذا القرار وفقًا لمصفوفة تحقيق المنافع، فسوف يقومان بإنهائه في هذا النشاط. وبخلاف ذلك، يجب على مدير المحفظة تنفيذ حلقة إداريّة نصف سنوية استثنائية.

في هذا النشاط، يمكن للراعي تحديث دراسة الجدوى (حالة العمل) بتأكيد من مدير المحفظة.

تُرجم بواسطة أحمد عسيري، يوسف داهم، محمد عبد اللطيف الشريف، ضاهر سيف الدين، أبا يزيد السمّاني