X - الحلقة الإداريّة النصف سنويّة
Y - الحلقة الإداريّة الشهريّة
Z - الحلقة الإداريّة اليوميّة
Y4 - أرسل خطاباً توجيهياً مركزاً
ينتمي هذا النشاط الإداري إلى الحلقة الشهرية. وتساعد الأنشطة في هذه الحلقة على التحسين المستمر لنظام إدارة المحفظة.
ماذا
هذا هو الوقت المناسب لإرسال رسالة قصيرة إلى الجميع في المنظمة، لإبلاغهم بأبرز نقاط إدارة المحفظة:
- التحسينات المُخطَّط لها (إذا كانت ذات صلة بالجمهور الأوسع)
- التقدم المُحرَز في البرامج والمشاريع المستقلة الجارية
- قائمة بالبرامج والمشاريع المستقلة التي بدأت أو توقفت
لماذا
تعمل هذه الاتصالات المُركَّزة على إبقاء كل فرد في المنظمة مطلعًا على آخر المستجدات، مما يساعد على تقليل التضاربات والمفاجآت، ويساهم في توليد أفكار مفيدة من الجمهور الأوسع.
مَن
يتولى مدير المحفظة إجراء الاتصالات المُركَّزة في نظام إدارة المحفظة.
كيف
يمكن إرسال محتوى هذا الاتصال المُركَّز عبر البريد الإلكتروني.
يمكن تجاهل هذا النشاط إذا تم توصيل محتواه على مستوى البرنامج والمشروع (على سبيل المثال، النشاطين A10 و F06 في نظام P3.express). ومع ذلك، عندما يكون هناك العديد من البرامج والمشاريع الجارية، فمن الأفضل عادة نقل تلك الاتصالات المُركَّزة إلى هذا النشاط وإرسال رسالة موحدة لتقليل عدد الاتصالات المُركَّزة وجعلها أكثر فاعليّة.
يجب على مدير المحفظة تشجيع المتلقّين على مشاركة آرائهم بعد تلقي الرسالة. تذكر أن هذه الاتصالات تستهدف جمهورًا واسعًا في المنظمة. ولذلك، يجب أن تظل بسيطة وقصيرة وغير فنّية.
تُرجم بواسطة أحمد عسيري، يوسف داهم، محمد عبد اللطيف الشريف، ضاهر سيف الدين، أبا يزيد السمّاني