Z2 - ابدأ أو أوقف أو علِّق البرامج والمشاريع

ماذا

يمنح هذا النشاط الإذن للرعاة لبدء أو إيقاف أو تعليق برامجهم أو مشاريعهم المستقلة بناءً على مصفوفة تحقيق المنافع.

لماذا

لضمان حدوث التوافق، ولا يجوز بدء أي برنامج أو مشروع مستقل أو إيقافه أو تعليقه في المنظمة دون الحصول على إذن من مدير المحفظة. وستتطلب المشاريع الموجودة ضمن البرامج إذنًا من نظام إدارة البرنامج بدلاً من نظام إدارة المحفظة.

مَن

يعمل مدير المحفظة وراعي البرنامج أو راعي المشروع معًا في هذا النشاط.

كيف

يُسمح للرعاة ببدء برامجهم ومشاريعهم المستقلة (تكليف فريق لإنشاء خطة رفيعة المستوى دون تنفيذها) إذا كانوا بحاجة إلى إنشاء دراسة جدوى [حالة عمل] دقيقة (على سبيل المثال، استجابة لطلبات العروض المقدمة من عملاء خارجيين)، ولكنهم يجب الحصول على إذن مدير المحفظة قبل بدء التنفيذ (على سبيل المثال، النشاط A08 في نظام P3.express). ويجب عليهم أيضًا طلب الإذن قبل بدء وإنهاء عملية إغلاق البرنامج أو المشروع. وأثناء إغلاق البرنامج والمشروع، سيتأكد مدير المحفظة من أرشفة الوثائق بشكل صحيح، وذلك بالإضافة إلى الأمور الأخرى.

في بعض الأحيان، كما هو الحال أثناء حالات الطوارئ، تتغير التبريرات النسبية للبرامج والمشاريع بشكل كبير بحيث يكون من المنطقي تعليق برنامج أو مشروع جاري والبدء في العمل على شيء آخر. وسيقوم مدير المحفظة والراعي بمناقشة مثل هذه الحالات في هذا النشاط.

عندما يتم اتخاذ قرار بشأن هذا النشاط، يُسمح لمدير المحفظة باتخاذ القرار مع الراعي وفقًا لمصفوفة تحقيق المنافع. وإذا لم تكن القرارات السابقة لمجلس إدارة المحفظة – كما هو موضح في المصفوفة – كافية لاتخاذ القرار، أو لم يتمكن مدير المحفظة والراعي من التوصل إلى اتفاق، فيجب على مدير المحفظة تنفيذ حلقة إدارية نصف سنوية استثنائية.

يجب على مدير المحفظة التأكد من أن الرعاة لا يديرون عدد كبير جدًا من البرامج والمشاريع بالتوازي، وأنهم ينهون البرامج والمشاريع الجارية قبل البدء في البرامج والمشاريع التالية في المصفوفة.

قد يكون من الأفضل تنفيذ التغييرات البسيطة في المنظمة من خلال المهام المُخصّصة. ومع ذلك، يجب على مدير المحفظة التأكد من وجود عدد معقول من هذه المهام وأنها لا تحل محل التغييرات المُنظمة (البرامج والمشاريع).

ينبغي اتباع العمليات والسياسات التنظيمية المتعلقة ببدء وإيقاف البرامج والمشاريع (كما هو موثق في وصف المحفظة) بعناية في هذا النشاط.

تُرجم بواسطة أحمد عسيري، يوسف داهم، محمد عبد اللطيف الشريف، ضاهر سيف الدين، أبا يزيد السمّاني