Y2 - Beurteilung der laufenden programme und projekte

Diese Managementaktivität gehört zum monatlichen Zyklus. Die Aktivitäten in diesem Zyklus helfen, das Portfoliomanagementsystem kontinuierlich zu verbessern.

Was

Bewertung der Leistung laufender Programme und Projekte sowie erneute Schätzung ihres erwarteten Nutzens.

Warum

Während Programme und Projekte umgesetzt werden, lernen wir mehr über sie und können unsere Einschätzung ihres Werts realistischer gestalten. Diese Verfeinerung kann dazu führen, dass Programme und Projekte eingestellt werden, die ihre absolute Berechtigung verlieren, oder dass jene pausiert werden, deren relative Berechtigung deutlich sinkt.

Beide Maßnahmen helfen, unsere Ressourcen und Chancen besser zu nutzen. Andererseits kann diese Bewertung auch zeigen, dass ein Programm oder Projekt wichtiger geworden ist als zuvor und daher mehr Unterstützung und eine höhere Priorität in der Organisation benötigt.

Wer

Die Leistung von Programmen und Projekten wird von deren Managern gemessen – unter Aufsicht des Portfoliomanagers. Die erneute Schätzung des erwarteten Nutzens wird von den Sponsoren der Programme und Projekte vorgenommen – ebenfalls unter Aufsicht des Portfoliomanagers.

Wie

Diese Aktivität ist mit den zyklischen Messaktivitäten im Programm- und Projektmanagement verbunden (z. B. Aktivität C01 von P3.express). Für Programm- oder Projektmanagementsysteme, die keine solche zyklische Messaktivität haben, muss diese hinzugefügt werden.

Normalerweise erwarten wir folgende Messgrößen:

Gesamtfortschritt (Prozent)
Prognose der noch erforderlichen Investitionen (z. B. Zeit und Kosten)

Der Portfoliomanager ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Leistung von Programmen und Projekten korrekt gemessen wird. Der Portfoliomanager sollte außerdem mit dem Sponsor jedes Programms oder Projekts zusammenarbeiten, um den erwarteten Nutzen neu zu schätzen (z. B. Aktivität B03 von P3.express). Alle Daten werden in der Wertschöpfungsmatrix gespeichert.

Der Portfoliomanager sollte vermeiden, unnötige Daten zu erheben, und sich stattdessen auf Informationen konzentrieren, die einen klaren Zweck erfüllen, um das System einfach und zielgerichtet zu halten.

Nach der Aktualisierung der Investitionsprognose und des geschätzten Nutzens kann der Portfoliomanager den erwarteten Wert neu berechnen:

Wert = Nutzen ÷ Investition

Basierend auf dem neuen Wert kann es notwendig werden, ein Programm oder Projekt zu beenden oder zu pausieren, wenn es seine absolute Berechtigung verliert oder seine relative Berechtigung deutlich sinkt. Können sich Portfoliomanager und Sponsor gemäß der Wertschöpfungsmatrix auf diese Entscheidung einigen, wird sie in dieser Aktivität finalisiert. Andernfalls sollte der Portfoliomanager einen außerplanmäßigen 6-monatigen Zyklus durchführen.

In dieser Aktivität kann der Sponsor den Geschäftsfall mit Bestätigung des Portfoliomanagers aktualisieren.

Übersetzt von Bernhard Trostl