Y4 - Zielgerichtete kommunikation

Diese Managementaktivität gehört zum monatlichen Zyklus. Die Aktivitäten in diesem Zyklus helfen, das Portfoliomanagementsystem kontinuierlich zu verbessern.

Was

Dies ist der Zeitpunkt, an dem eine kurze Nachricht an alle in der Organisation gesendet wird, um sie über die wichtigsten Entwicklungen im Portfoliomanagement zu informieren:

Geplante Verbesserungen (sofern für ein breiteres Publikum relevant)
Fortschritt der laufenden Programme und eigenständigen Projekte
Eine Liste von Programmen und eigenständigen Projekten, die gestartet oder beendet wurden

Warum

Diese zielgerichtete Kommunikation hält alle in der Organisation auf dem Laufenden. Das kann helfen, Konflikte und Überraschungen zu reduzieren und nützliche Ideen aus einem größeren Kreis von Beteiligten zu erhalten.

Wer

Zielgerichtete Kommunikationen im Portfoliomanagementsystem werden vom Portfoliomanager durchgeführt.

Wie

Der Inhalt dieser zielgerichteten Kommunikation kann per E-Mail versendet werden.

Diese Aktivität kann entfallen, wenn die entsprechenden Inhalte bereits in den Programm- und Projektebenen kommuniziert werden (z. B. in den Aktivitäten A10 und F06 von P3.express). Wenn jedoch viele Programme und Projekte gleichzeitig laufen, ist es in der Regel besser, diese zielgerichteten Kommunikationen in diese Ebene zu verlagern und eine einheitliche Nachricht zu versenden, um die Anzahl solcher Mitteilungen zu verringern und ihre Wirksamkeit zu erhöhen.

Der Portfoliomanager sollte die Empfänger ermutigen, nach Erhalt der Nachricht ihre Meinungen mitzuteilen.

Es ist zu beachten, dass sich diese Kommunikation an ein breites Publikum innerhalb der Organisation richtet. Daher sollte sie einfach, kurz und nicht technisch gehalten werden.

Übersetzt von Bernhard Trostl