Z2 - Programme und projekte starten, stoppen oder pausieren

Was

Diese Aktivität erteilt Sponsoren die Erlaubnis, ihre Programme oder eigenständigen Projekte basierend auf der Wertschöpfungsmatrix zu starten, zu stoppen oder zu pausieren.

Warum

Um die Ausrichtung sicherzustellen, darf in der Organisation kein Programm oder eigenständiges Projekt ohne die Erlaubnis des Portfoliomanagers gestartet, gestoppt oder pausiert werden. Projekte, die zu Programmen gehören, benötigen stattdessen die Erlaubnis des Programmmanagementsystems und nicht des Portfoliomanagementsystems.

Wer

Der Portfoliomanager und der Programm- oder Projektsponsor arbeiten in dieser Aktivität zusammen.

Wie

Sponsoren dürfen ihre Programme und eigenständigen Projekte initiieren (ein Team beauftragen, einen groben Plan zu erstellen - ohne diesen auszuführen), wenn sie einen detaillierten Geschäftsfall erstellen müssen (z. B. als Antwort auf Ausschreibungen externer Kunden). Sie müssen jedoch die Genehmigung des Portfoliomanagers einholen, bevor sie mit der eigentlichen Umsetzung beginnen (z. B. Aktivität A08 von P3.express).

In manchen Fällen, z.B. in Notfallsituationen, kann sich die relative Berechtigung von Programmen und Projekten so stark verändern, dass es sinnvoll ist, ein laufendes Programm oder Projekt zu pausieren und stattdessen an etwas anderem zu arbeiten. Der Portfoliomanager und der Sponsor besprechen solche Fälle in dieser Aktivität.

Wenn eine Entscheidung in dieser Aktivität ansteht, darf der Portfoliomanager diese gemeinsam mit dem Sponsor gemäß der Wertschöpfungsmatrix treffen. Wenn die früheren Entscheidungen des Portfolio-Vorstands, wie in der Matrix festgehalten, nicht ausreichen, um die Entscheidung zu treffen, oder wenn Portfoliomanager und Sponsor keine Einigung erzielen können, sollte der Portfoliomanager einen außerplanmäßigen 6-monatigen Zyklus durchführen.

Der Portfoliomanager muss sicherstellen, dass Sponsoren nicht zu viele Programme und Projekte parallel betreiben und die laufenden abschließen, bevor sie die nächsten in der Matrix beginnen.

Kleinere Änderungen in der Organisation können am besten durch Ad-hoc-Aufgaben umgesetzt werden. Der Portfoliomanager muss jedoch sicherstellen, dass diese in einer angemessenen Anzahl vorliegen und nicht die strukturierten Änderungen (Programme und Projekte) ersetzen.

Die in der Portfoliobeschreibung dokumentierten organisatorischen Prozesse und Richtlinien zum Starten und Stoppen von Programmen und Projekten sollten in dieser Aktivität sorgfältig befolgt werden.

Übersetzt von Bernhard Trostl