X1 - Evaluar el valor generado

Qué

Esta actividad mide y registra los beneficios reales generados por los programas en curso y cerrados y de los proyectos independientes.

Por qué

Los beneficios son mejoras medibles y deseables para la organización. En este sentido, los beneficios son subjetivos, lo que significa que algo que se consideraría un beneficio para una organización puede no serlo para otra. Por tanto, los beneficios deben evaluarse con un buen conocimiento de la organización, de forma holística y en un nivel de gestión de alto nivel, como la gestión de portafolios.

Debemos realizar esta actividad por las siguientes razones:

• Es un recordatorio para todos de que los programas y proyectos se hacen para generar valor, y que esto debe tenerse en cuenta al llevarlos a cabo.
• Nos ayuda a comprender nuestro entorno y a hacer más realistas los futuros programas y proyectos de la matriz de generación de valor.
• Puede ayudarnos a encontrar formas de aumentar los beneficios con tareas ad hoc o cambios estructurados (programas y proyectos).

Recuerda que es natural que haya algunos programas y proyectos que no generen el valor esperado. Si todos funcionan según lo previsto, probablemente estés perdiendo oportunidades por ser demasiado conservador. Esto ocurre especialmente con los proyectos internos.

Quién

Esta actividad la realiza el patrocinador de cada programa o proyecto, bajo la supervisión del gestor del portafolio.

Cómo

Esta evaluación comienza para cada programa o proyecto independiente cuando está terminado o en cuanto empieza a generar beneficios durante su ejecución. Continúa mientras exista un beneficio potencial o real notable (normalmente, al menos durante unos años). Los resultados de la medición se almacenarán en la matriz de generación de valor. La medición debe incluir los beneficios esperados e inesperados en todas las categorías de valor de la matriz.

Tus sistemas de gestión de programas y proyectos pueden tener actividades equivalentes a ésta y formar una tarea común (por ejemplo, G01 en P3.express). Sin embargo, cuando se han realizado varios programas o proyectos sobre el mismo producto o sobre un conjunto de productos relacionados que repercuten en el rendimiento de los demás, lo mejor es evaluar sus beneficios generados de forma conjunta e integrada.

Debe haber una y sólo una unidad de medida para las inversiones y los beneficios de todos los programas y proyectos del portafolio, para que sea posible compararlos. Cuando hay múltiples fuentes de valor, deben convertirse y combinarse en una sola unidad. Puede ser una cantidad monetaria ajustada al valor del dinero en un momento concreto, gramos de oro, número de vidas salvadas, etc. Cuando estas mediciones objetivas no son prácticas o posibles, pueden utilizarse unidades abstractas, relativas y semisubjetivas, junto con técnicas de medición y estimación basadas en votos (similares al póquer de planificación^®).

Ten en cuenta que cuando sea posible y justificable medir algo objetivamente, sería la opción preferida por su mayor fiabilidad. Sin embargo, cuando la medición objetiva no es práctica, forzarla sería perjudicial por múltiples razones, entre ellas que su fiabilidad sería menor que la de una medida subjetiva bien formada.

Los beneficios de algunos programas y proyectos son semicontinuos y no únicos. Éstos pueden convertirse en valores únicos considerando una ventana temporal previamente acordada.

Debes asegurarte de que no estás contabilizando dos veces los beneficios. Si varios programas y proyectos posibilitan una fuente de beneficios, el beneficio resultante debe dividirse entre ellos en función de sus contribuciones.

Considera los siguientes momentos de un programa o proyecto:

• T0: El momento de inicio
• T1: El momento de finalización
• T2: El momento en el que se miden los beneficios

Todas las mediciones son comparaciones. La medición de los beneficios no debe ser una comparación entre T2 y T0, porque en ese periodo pueden haber cambiado muchos otros factores. En su lugar, los beneficios en T2 en el mundo real deben compararse con los beneficios en T2 en un mundo hipotético en el que el programa o proyecto no se hubiera producido.

Una vez medidos los beneficios de todos los elementos, su valor puede calcularse del siguiente modo:

Valor = beneficio ÷ inversión

El caso de negocio de cada programa o proyecto es útil para evaluar sus beneficios. Sin embargo, los patrocinadores no deben limitarse a una evaluación mecánica basada en el caso de negocio.

Traducido por: Ángel Águeda, Glòria Segura, Juan Manuel Domínguez