Z2 - Iniciar, detener o pausar programas y proyectos

Qué

Esta actividad da permiso a los patrocinadores para iniciar, detener o pausar sus programas o proyectos independientes basándose en la matriz de generación de valor.

Por qué

Para garantizar la alineación, ningún programa o proyecto independiente puede iniciarse, detenerse o pausarse en la organización sin el permiso del gestor del portafolio. Los proyectos que estén por debajo de programas requerirán el permiso del sistema de gestión de programas, en lugar del sistema de gestión de portafolios.

Quién

En esta actividad colaboran el gestor del portafolio y el patrocinador del programa o proyecto.

Cómo

Los patrocinadores pueden iniciar sus programas y proyectos independientes (asignar un equipo para crear un plan de alto nivel sin ejecutarlo) si necesitan crear un caso de negocio detallado (p. ej., en respuesta a solicitudes de propuestas de clientes externos), pero deben recibir el permiso del gestor del portafolio antes de iniciar la ejecución (p. ej., actividad A08 de P3.express). También deben pedir permiso antes de iniciar y finalizar el proceso de cierre del programa o proyecto. Durante el cierre del programa y del proyecto, el gestor del portafolio se asegurará, entre otras cosas, de que los documentos se archivan correctamente.

A veces, como durante las emergencias, la justificación relativa de los programas y proyectos cambia tan drásticamente que tiene sentido poner en pausa un programa o proyecto en curso y empezar a trabajar en otra cosa. El gestor del portafolio y el patrocinador discutirán dichos casos en esta actividad.

Cuando se lleva una decisión a esta actividad, el gestor del portafolio puede tomarla junto con el patrocinador, según la matriz de generación de valor. Si las decisiones previas de la junta directiva del portafolio, reflejadas en la matriz, no son suficientes para tomar la decisión, o el gestor del portafolio y el patrocinador no pueden llegar a un acuerdo, el gestor del portafolio debe realizar un ciclo semestral de forma excepcional.

El gestor del portafolio debe asegurarse de que los patrocinadores no están ejecutando demasiados programas y proyectos en paralelo y de que están terminando los que están en curso antes de empezar los siguientes en la matriz.

Los cambios menores en la organización pueden implementarse mejor mediante tareas ad hoc. Sin embargo, el gestor del portafolio debe asegurarse de que haya un número razonable de dichas tareas y de que no sustituyan a los cambios estructurados (programas y proyectos).

En esta actividad deben seguirse cuidadosamente los procesos y políticas organizativos relacionados con el inicio y la finalización de programas y proyectos, tal y como se documenta en la descripción del portafolio.

Traducido por: Ángel Águeda, Glòria Segura, Juan Manuel Domínguez