مقدمه

P5.express یک سیستم مدیریتی حداقلی و کاربردی برای مدیریت مجموعه‌ای از طرح‌ها و پروژه‌هاست. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تمرکز بر ارزشمندترین و متعادل‌ترین مجموعه از طرح‌ها و پروژه‌ها، به بهترین شکل از منابع موجود استفاده کنند. همچنین، با درگیرکردن تمامی اعضای سازمان و جلوگیری از اجرای طرح‌ها و پروژه‌های جدا از هم و ناهماهنگ، به کاهش تضادها و دوباره‌کاری کمک می‌کند.

همانند سایر سیستم‌های خانواده OMIMO (ماژول‌های حداقلی آزاد)، P5.express نیز ساختاری مدولار دارد؛ به این معنا که می‌توانید از آن به هر شکلی که می‌خواهید استفاده کنید، بدون اینکه محدود به استفاده از آن در طرح‌ها و پروژه‌هایی باشید که از سیستم‌های OMIMO بهره می‌برند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است پروژه‌های شما با استفاده از سیستم‌هایی مانند PRINCE2^®، Scrum، DSDM^®، micro.P3.express، P3.express یا هر سیستم دیگری مدیریت شوند، بدون اینکه این مسئله برای شما محدودیتی در استفاده از P5.express ایجاد کند.

P5.express قابلیت پیاده‌سازی در اکثر سازمان‌ها را دارد، بدون توجه به نوع پروژه‌هایی که در سازمان انجام می‌شود و اینکه آیا این پروژه‌ها برای خود سازمان هستند یا برای کارفرمایان خارجی.

P5.express می‌تواند قبل یا بعد از استقرار سیستم‌های ساختاریافته مدیریت طرح یا پروژه پیاده‌سازی گردد. پیاده‌سازی P5.express در بسیاری از سازمان‌ها در مقایسه با مدیریت طرح و پروژه از اولویت بالاتری برخوردار است.

بهتر است که در هر سازمان تنها یک سیستم مدیریت پرتفولیو وجود داشته باشد و P5.express برای همین منظور طراحی شده است. در برخی سازمان‌های بزرگ که بخش‌های مجزایی برای تحویل پروژه‌ها دارند، هر بخش ممکن است تنها قادر به ارائه نوع خاصی از پروژه‌ها باشد و بهینه‌سازی لازم برای تحویل سایر پروژه‌ها را نداشته باشد. در چنین سازمان‌هایی، وجود سلسله‌مراتبی از پرتفولیوها می‌تواند مفید باشد و P5.express می تواند در پایین ترین سطح سلسله مراتب پرتفولیو برای مدیریت طرح ها و پروژه ها و در کنار یک سیستم مدیریتی مجزا برای پرتفولیوی پرتفولیوها مورد استفاده قرار گیرد. بااین‌حال، OMIMO برای پرتفولیوی پرتفولیوها سیستمی ارائه نکرده است. به‌طورکلی، پرتفولیوهای سلسله‌مراتبی نسبت به مدل‌های تک پرتفولیو بهینه نیستند،، بنابراین بهتر است از آنها اجتناب شود مگر اینکه واقعاً ضروری باشند.

تمامی طرح‌ها و تمامی پروژه‌هایی که به یک طرح تعلق ندارند (که در OMIMO به آن‌ها “پروژه‌های مستقل” گفته می‌شود) باید بدون استثنا در سیستم مدیریت پرتفولیو هدایت و مدیریت شوند. این رویکرد نه‌تنها به بهینه‌سازی و متعادل‌سازی کمک می‌کند، بلکه از بروز تضادها نیز جلوگیری می‌کند. پروژه‌هایی که مستقل نیستند، بهتر است به‌جای هدایت مستقیم در سیستم مدیریت پرتفولیو، در طرح‌هایی که به آن‌ها تعلق دارند، مدیریت شوند.

فرایند

نمودار P5.express فرایند آن را نمایش می‌دهد. هر گره در این نمودار نمایانگر یک فعالیت مدیریتی است و شما می‌توانید با کلیک بر روی هر گره در راهنمای آنلاین یا با باز کردن بخش مربوطه در نسخه دانلودی، درباره آن‌ها مطالعه کنید. لازم به ذکر است که این سند بیش از اینکه یک منبع آموزشی باشد یک راهنمای مرجع است.

فعالیت‌های مدیریتی در سه چرخه قرار می‌گیرند:

• چرخه 6ماهه: این چرخه هر ۶ ماه یک‌بار یا در هر زمان که نیاز به اتخاذ تصمیمات مهمی برای اصلاح استراتژی ایجاد ارزش وجود داشته باشد، اجرا می‌شود.
• چرخه ماهانه: این چرخه هر ماه یک‌بار برای پایش پرتفولیو و بهبود مستمر عملکرد سیستم مدیریت پرتفولیو اجرا می‌شود.
• چرخه روزانه: این چرخه به طور مداوم (می‌تواند هر روزی باشد، نه لزوماً هر روز) برای پیاده‌سازی استراتژی ایجاد ارزش انجام می‌شود.

سازمان‌هایی که پروژه‌های بزرگ و بلندمدت دارند، می‌توانند چرخه ۶ماهه را با یک چرخه سالانه جایگزین کنند.

توجه داشته باشید که طرح‌ها و پروژه‌ها موقتی و دارای شروع و پایان مشخصی هستند، درحالی‌که پرتفولیوها دائمی بوده و هیچ شروع و پایانی ندارند. شما پیاده‌سازی سیستم ساختار یافته مدیریت پرتفولیو را از یک نقطه آغاز می‌کنید، اما این آغاز به‌جای اینکه بخشی از خود فرایند باشد، به‌عنوان اجرای فرایند محسوب می‌شود. به همین دلیل در P5.express هیچ آغاز و پایانی وجود ندارد.

نقش‌ها

در P5.express دو نقش وجود دارد:

• عضو هیئت پرتفولیو
• مدیر پرتفولیو

هیئت پرتفولیو

هیئت پرتفولیو شامل گروهی متنوع از مدیران ارشد سازمان است که با یکدیگر کار می کنند و تمامی تصمیم‌های مهم مربوط به طرح‌ها و پروژه‌های مستقل را به شیوه‌ای یکپارچه و جامع اتخاذ می‌نمایند.

ترکیب

• اعضای اصلی: مدیران واحدهای سازمان (مدیران ارشد) یا همتایان آن‌ها باید اعضای اصلی هیئت پرتفولیو را تشکیل دهند. رأی این اعضا می‌تواند برابر یا نابرابر باشد. برخی از اعضای اصلی ممکن است حق وتو داشته باشند، اما در صورت امکان، بهتر است از این امر برای تقویت همکاری جلوگیری شود.
• اعضای جانشین: هر عضو اصلی می‌تواند یک جانشین داشته باشد که در زمان غیبت او در کارگاه‌ها حضور یابد و از برخی طرح‌ها و پروژه‌هایش حمایت کند. باوجود حضور عضو اصلی، جانشین او نیز باید در تمامی کارگاه‌ها شرکت کند تا از استراتژی‌ها مطلع باشد. در زمان غیبت عضو اصلی، جانشین باید اختیارات لازم برای تصمیم‌گیری به نمایندگی از او را داشته باشد.

در هر طرح یا پروژه مستقل، یک نفر باید مسئولیت توجیه‌پذیری، انتقال تصمیمات کلان، تأمین مالی و تأمین منابع را بر عهده داشته باشد. به این شخص در اینجا “حامی” گفته می‌شود، اما ممکن است عنوان‌های دیگری نیز برای او انتخاب شود. در روش اسکرام و سیستم‌های مشابه، نقش پیش‌فرض مالک محصول می‌تواند تا حدودی عملکرد حامی را ایفا کند. به‌عنوان یک روش جایگزین، نقش حامی می‌تواند به‌صورت جداگانه به این پروژه‌ها افزوده شود.

حامیان تمامی طرح‌ها و پروژه‌های مستقل باید از میان اعضای هیئت پرتفولیو انتخاب شوند. هر حامی طرح یا پروژه، تنها فردی است که تصمیمات سطح کلان را با اعضای پروژه یا طرح خود به اشتراک می‌گذارد.

مدیر پرتفولیو

نقش مدیر پرتفولیو در درجه اول تسهیلگری و مربیگری است، اما برای تسریع و تسهیل روند تصمیم‌گیری در چرخه‌های ماهانه و روزانه، آستانه تصمیم‌گیری نیز برای آن‌ها تعیین می‌شود. هیئت پرتفولیو تصمیم‌های مهم را اتخاذ می‌کند و اختیارات تصمیم‌گیری مدیر پرتفولیو باید به تفسیر این تصمیمات مربوط باشد و نظرات شخصی او را منعکس نکند. به‌منظور جلوگیری از تضاد منافع، مدیر پرتفولیو نباید نقش مستقیمی در هیچ یک از طرح‌ها و پروژه‌ها ایفا کند.

در سازمان‌های بزرگ، ممکن است چند نفر کارمند پشتیبانی برای کمک به مدیر پرتفولیو وجود داشته باشد.

در هر طرح یا پروژه مستقل، لازم است یک نفر مسئولیت مدیریت، هماهنگی و ارزیابی آن را بر عهده داشته باشد. از این فرد به‌عنوان “مدیر طرح” یا “مدیر پروژه” یاد می‌شود، اما ممکن است عناوین دیگری نیز برای آن در نظر گرفته شود. در روش اسکرام و سیستم‌های مشتق شده از آن، نقش پیش‌فرض رهبر اسکرام می‌تواند این وظایف را به عهده گیرد.

مدیر پرتفولیو به دلایل مختلف با مدیران طرح و پروژه در ارتباط است، اما باید از انتقال هرگونه تصمیمی به آنها خودداری کند و اجازه دهد که تصمیمات از طریق حامیان طرح و پروژه منتقل شوند.

مدیران پرتفولیو نباید در جزئیات کارها دخالت کنند و باید اطمینان حاصل نمایند که اعضای هیئت پرتفولیو نیز از این کار پرهیز می‌کنند، به‌ویژه زمانی که در نقش حامیان طرح یا پروژه قرار دارند.

زمانی که در سازمان تنها یک سیستم مدیریت پرتفولیو وجود دارد، مدیر پرتفولیو به مدیریت سازمان گزارش می‌دهد. اما درصورتی‌که سلسله‌مراتبی از پرتفولیوها وجود داشته باشد، مدیر پرتفولیو به مدیر پرتفولیوی بالاتر از خود گزارش خواهد داد.

اسناد

اسناد پیش‌فرض در P5.express عبارتند از:

• شرح پرتفولیو
• ماتریس تولید ارزش
• لیست پیگیری سراسری
• لیست سلامت سراسری
• انگیزه تجاری

به یاد داشته باشید که از جمع‌آوری داده‌های غیرضروری خودداری کنید و اسناد را ساده و هدفمند نگه دارید. همچنین نیازی به استفاده از نرم‌افزارهای پیچیده نیست؛ با ابزارهای ساده شروع کنید و تنها در صورت وجود دلیل منطقی برای استفاده از ابزارهای پیچیده‌تر، به سراغ آنها بروید.

در ادامه شرح کوتاهی از هر سند ارائه شده است.

شرح پرتفولیو

شرح پرتفولیو سندی پویاست که اطلاعات کلیدی زیر در آن ثبت می‌شود:

• استراتژی سازمانی، مأموریت، چشم‌انداز و…
• آستانه تصمیم‌گیری مدیر پرتفولیو (به‌صورت دقیق یا کلی)
• اعضای هیئت پرتفولیو و وزن رای آن‌ها
• روش رای گیری و جمع‌بندی آرا
• فرایندها و سیاست‌های سازمانی تأثیرگذار در مدیریت پرتفولیو
• واحد اندازی گیری سرمایه‌گذاری‌ها و منافع

شرح پرتفولیو ابتدا در هنگام پیاده‌سازی P5.express تهیه می‌شود و سپس می‌تواند در فعالیت X2 به‌روزرسانی گردد.

ماتریس تولید ارزش

در یکی از محورهای ماتریس تولید ارزش، لیستی از طرح‌ها و پروژه‌های مستقل و در محور دیگر اطلاعات مربوط به آن‌ها نمایش داده می‌شود. این ماتریس با توصیف واضح استراتژی سازمان برای ایجاد ارزش، شفافیت را افزایش می‌دهد.

موارد زیر ستون‌های اصلی ماتریس هستند:

نام، حامی، وضعیت، پیشرفت، سرمایه‌گذاری، منافع، ارزش‌ها، حوزه‌های ارزش

ماتریس را می‌توان در یک صفحه گسترده یا با استفاده از یک ابزار تخصصی تهیه کرد. نمونه‌ای از ماتریس در قالب صفحه گسترده موجود است که نشان می‌دهد چگونه در فعالیت X2 تغییر می‌کند.

لیست پیگیری سراسری

لیست پیگیری سراسری شامل ریسک‌ها، مسائل، درخواست‌های تغییر، برنامه‌های بهبود و درس‌آموخته‌هاست که بر چندین طرح یا پروژه تأثیر می‌گذارند. برای جلوگیری از بروز اشتباه، این موارد نباید در لیست پیگیری مربوط به طرح‌ها و پروژه‌ها تکرار شوند. در عوض، مدیران باید در کنار لیست پیگیری مختص طرح‌ها و پروژه‌های خود از لیست سراسری نیز استفاده کنند. همه طرح‌ها و پروژه‌های درون پرتفولیو باید چنین لیست منحصربه‌فردی داشته باشند.

هر یک از موارد موجود در لیست پیگیری سراسری باید یک متولی داشته باشد. متولی باید یکی از اعضای هیئت پرتفولیو یا از مدیران طرح و پروژه باشد.

لیست سلامت سراسری

نتایج ارزیابی رضایت ذینفعان پرتفولیو در لیست سلامت سراسری ذخیره می‌شوند. این ذینفعان شامل اعضای هیئت پرتفولیو، مدیران طرح و مدیران پروژه‌های مستقل هستند.

انگیزه تجاری

هر طرح یا پروژه مستقل باید دارای یک انگیزه تجاری در لایه مدیریت پرتفولیو باشد تا هدف و توجیه آن را با سؤالات اصلی زیر توصیف کند:

• چرا این طرح یا پروژه؟
• گزینه‌های جایگزین
• الزامات کلان
• منافع مورد انتظار (شامل اثرات مثبت و منفی)
• روش اندازه‌گیری منافع
• سرمایه‌گذاری برآورد شده (زمان، هزینه و…)
• استراتژی اجرا (اجرای درون‌سازمانی، برون‌سپاری و…)
• ریسک‌های کلان

معمولاً یک انگیزه تجاری نه‌چندان دقیق برای اولویت‌بندی طرح و پروژه در پرتفولیو کافی است. اما در صورت نیاز، حامی می‌تواند طرح یا پروژه را آغاز کند (تیمی را برای تهیه یک برنامه کلان بدون نیاز به اجرای آن اختصاص دهد) و سپس از اطلاعات به‌دست‌آمده برای اصلاح انگیزه تجاری استفاده کند.

سفارشی‌سازی

همانند سایر سیستم‌های حداقلی، بهتر است P5.express را از پیش سفارشی‌سازی نکنید. در عوض، باید آن را طبق راهنمای موجود پیاده‌سازی و استفاده کنید و سپس به‌تدریج، در فعالیت Y3 فقط در پاسخ به بازخوردهای جمع‌آوری‌شده از محیط و با آزمون و خطای دقیق، آن را سفارشی‌سازی نمایید.

تاریخچه

پیش‌نویس اختصاصی اولین نسخه P5.express در نوامبر ۲۰۲۳ منتشر شد. پس از آن، پیش‌نویس عمومی در ژانویه 2024 و در نهایت نسخه نهایی در جولای ۲۰۲۴ به انتشار رسید.

ترجمه زینب آقابابایی، وحید آزادمنش، امیر بهروزیان، مهیار پورلک، فرشاد دهقانی، الهام ذره پرور، بهزاد زمانی، حامد شعبانی، حامد طاهری مشهدی، مهدی فیاض زاده، فرشته میرحسینی، عباس مقدسی