X1 - ارزیابی ارزش ایجاد شده

درباره فعالیت

این فعالیت، منافع واقعی حاصل از طرح‌ها و پروژه‌های مستقل در حال اجرا یا تکمیل‌شده را اندازه‌گیری و ثبت می‌کند.

دلیل انجام فعالیت

منافع، بهبودهای قابل اندازه‌گیری‌ای هستند که برای سازمان ارزشمند محسوب می‌شوند. به این ترتیب، منافع جنبه قضاوتی دارند؛ به این معنا که چیزی که برای یک سازمان مفید است، ممکن است برای سازمانی دیگر چنین نباشد. بنابراین، ارزیابی منافع باید با شناخت دقیق از سازمان و به شکلی جامع، در سطح مدیریت کلان مانند مدیریت پرتفولیو انجام شود.

به دلایل زیر انجام این فعالیت توصیه می‌شود:

• این فعالیت به همه یادآوری می‌کند که هدف از اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها، ایجاد ارزش است و باید در طول اجرای آنها به این موضوع توجه شود.
• به ما کمک می‌کند تا محیط خود را بهتر بشناسیم و طرح‌ها و پروژه‌های آینده را در چارچوب ماتریس ایجاد ارزش به‌صورت واقع‌بینانه‌تری برنامه‌ریزی کنیم.
• می‌تواند به ما در یافتن راه‌هایی برای افزایش منافع از طریق اقدامات موردی یا تغییرات ساختاریافته (تعریف طرح‌ها و پروژه‌ها) کمک کند.

به یاد داشته باشید که داشتن چند طرح و پروژه که ارزش مورد انتظار را ایجاد نمی‌کنند، طبیعی است. اگر همه آنها طبق برنامه پیش بروند، احتمالاً با محافظه‌کاری بیش از حد، فرصت‌ها را از دست می‌دهید. این امر به‌ویژه در مورد پروژه‌های داخلی صدق می‌کند.

مسئول فعالیت

این فعالیت توسط حامیان طرح یا پروژه و زیر نظر مدیر پرتفولیو انجام می‌شود.

نحوه انجام فعالیت

این ارزیابی برای هر طرح یا پروژه مستقل، پس از اتمام یا به محض شروع ایجاد منافع در حین اجرا، آغاز می‌شود. این روند تا زمانی که منافع بالقوه یا بالفعل قابل‌توجهی وجود داشته باشد (معمولاً حداقل چند سال) ادامه پیدا می‌کند. نتایج این ارزیابی در ماتریس تولید ارزش ثبت می‌شوند و اندازه‌گیری باید شامل منافع مورد انتظار و غیرمنتظره در تمامی حوزه‌های ارزش در ماتریس باشد.

سیستم‌های مدیریت طرح و پروژه شما ممکن است فعالیت‌هایی مشابه این فعالیت داشته باشند و یک کار مشترک را انجام دهند (به عنوان مثال، G01 در P3.express). با این حال، هنگامی که چندین طرح یا پروژه بر روی یک محصول یا مجموعه‌ای از محصولات مرتبط که بر عملکرد یکدیگر تأثیر می‌گذارند، انجام شده است، بهتر است منافع ایجاد شده آن‌ها را با هم به صورت یکپارچه ارزیابی کنید.

باید یک و تنها یک واحد اندازه‌گیری برای سرمایه‌گذاری‌ها و منافع همه طرح‌ها و پروژه‌های موجود در پرتفولیو وجود داشته باشد تا امکان مقایسه آن‌ها فراهم شود. هنگامی که چندین منبع تولید ارزش وجود دارد، باید همه آن‌ها را به یک واحد یکسان تبدیل کرد. این واحد می‌تواند یک مقدار پولی برای ارزش پول در یک زمان خاص در نظر گرفته شود و یا براساس گرم طلا، تعداد جان‌های نجات‌یافته و غیره تنظیم شود. وقتی چنین اندازه‌گیری‌های عینی، عملی یا ممکن نباشند، می‌توان از واحدهای انتزاعی، نسبی و نیمه قضاوتی در کنار تکنیک‌های اندازه‌گیری و برآورد مبتنی بر رأی‌گیری (مشابه برنامه‌ریزی پوکر، Planning Poker^®) استفاده کرد.

توجه داشته باشید که وقتی امکان اندازه‌گیری عینی برای چیزی وجود داشته و در عین حال قابل توجیه باشد، به دلیل قابلیت اطمینان بالاتر، گزینه ارجح خواهد بود. با این حال، زمانی که اندازه‌گیری عینی عملی نباشد، اصرار به انجام آن به دلایل متعدد مضر است، از جمله اینکه قابلیت اطمینان آن کمتر از زمانی است که از یک معیار قضاوتی خوب شکل گرفته استفاده می‌کنید.

منافع برخی طرح‌ها و پروژه‌ها به جای اینکه فقط یکبار ایجاد شوند و به پایان برسند، کمابیش پیوسته هستند و ممکن است تا مدتی ادامه داشته باشند. چنین مواردی را می‌توان با در نظر گرفتن بازه زمانی از پیش تعیین‌شده، از ارزش پیوسته به ارزش یکباره و قابل استفاده در آن بازه، تبدیل کرد.

باید مطمئن شوید که منافع را دوبار ارزیابی نمی‌کنید. اگر طرح‌ها و پروژه‌های متعدد یک نوع منفعت را به ارمغان می‌آورند، منفعت حاصل باید بر اساس میزان مشارکت بین آن‌ها تقسیم شود.

زمان‌های زیر را برای هر طرح یا پروژه مورد توجه قرار دهید:

• T0: زمان شروع
• T1: زمان پایان
• T2: زمانی که منافع اندازه‌گیری می‌شود

همه اندازه‌گیری‌ها مقایسه‌ای هستند. اندازه‌گیری منافع نباید مقایسه‌ای بین T2 و T0 باشد زیرا بسیاری از عوامل دیگر ممکن است در آن دوره تغییر کرده باشند. در عوض، منافع T2 در دنیای واقعی باید با منافع T2 در دنیای فرضی که در آن طرح یا پروژه اتفاق نیفتاده است، مقایسه شوند.

هنگامی که منافع همه اقلام اندازه‌گیری شد، ارزش آن‌ها را می‌توان به صورت زیر محاسبه کرد:

ارزش = منفعت ÷ سرمایه‌گذاری

کمک گرفتن از انگیزه تجاری هر طرح یا پروژه در ارزیابی منافع آن مفید است. با این حال، حامیان نباید خود را به ارزیابی مکانیکی بر اساس انگیزه تجاری محدود کنند.

ترجمه زینب آقابابایی، وحید آزادمنش، امیر بهروزیان، مهیار پورلک، فرشاد دهقانی، الهام ذره پرور، بهزاد زمانی، حامد شعبانی، حامد طاهری مشهدی، مهدی فیاض زاده، فرشته میرحسینی، عباس مقدسی