X - چرخه ۶ ماهه
Y - چرخه ماهانه
Z - چرخه روزانه
Y2 - ارزیابی طرح‌ها و پروژه‌های در حال اجرا
این فعالیت مدیریتی مربوط به چرخه ماهانه است و فعالیت‌های این چرخه به بهبود مستمر سیستم مدیریت پرتفولیو کمک می‌کنند.
درباره فعالیت
عملکرد طرح‌ها و پروژه‌های در حال اجرا را بررسی کرده و منافع مورد انتظار آن‌ها را مجدداً ارزیابی کنید.
دلیل انجام فعالیت
همزمان با پیشرفت اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها، اطلاعات بیشتری درباره آن‌ها به دست می‌آید و می‌توانیم ارزیابی دقیق‌تری از ارزش آن‌ها داشته باشیم. این فرایند ممکن است منجر به توقف طرح‌ها و پروژه‌هایی شود که دیگر توجیه کافی ندارند یا به تعلیق مواردی بینجامد که توجیه پذیری مطلق آن‌ها کاهش‌یافته است. این تصمیم‌ها به ما کمک می‌کند که منابع و فرصت‌های خود را به بهترین شکل به کار گیریم.
از سوی دیگر، این ارزیابی ممکن است نشان دهد که طرح یا پروژه اهمیت بیشتری نسبت به گذشته پیدا کرده و در نتیجه نیاز به حمایت بیشتر و اولویت بالاتری در سازمان دارد.
مسئول فعالیت
عملکرد طرح‌ها و پروژه‌ها توسط مدیران آن‌ها با نظارت مدیر پرتفولیو ارزیابی می‌شود. برآورد مجدد منافع مورد انتظار نیز با نظارت مدیر پرتفولیو و توسط حامیان طرح‌ها و پروژه‌ها انجام می‌شود.
نحوه انجام فعالیت
این فعالیت با فعالیت‌های ارزیابی دوره‌ای مدیریت پروژه و طرح‌ها (مانند فعالیت C01 در P3.express) مرتبط است. در سیستم‌های مدیریت پروژه یا طرحی که چنین فعالیت ارزیابی دوره‌ای را ندارند، باید این فعالیت اضافه شود.
به طور معمول، انتظار می‌رود اندازه گیری‌های زیر انجام شوند:
- پیشرفت کلی (بر حسب درصد)
- پیش‌بینی میزان سرمایه‌گذاری لازم برای تکمیل (مثلاً زمان و هزینه)
مدیر پرتفولیو مسئولیت دارد تا از ارزیابی صحیح عملکرد طرح‌ها و پروژه‌ها اطمینان حاصل کند. او همچنین باید با حامی هر طرح یا پروژه همکاری کند تا منافع مورد انتظار را مجدداً برآورد کنند (مثلاً فعالیت B03 در P3.express). تمامی داده‌ها در ماتریس تولید ارزش ذخیره می‌شوند.
مدیر پرتفولیو باید از جمع‌آوری داده‌های غیرضروری خودداری کرده و تنها بر داده‌هایی تمرکز کند که هدف مشخصی دارند و سیستم را ساده و کارآمد نگه می‌دارند.
پس از به‌روزرسانی پیش‌بینی سرمایه‌گذاری و منافع تخمینی، مدیر پرتفولیو می‌تواند ارزش مورد انتظار را مجدداً محاسبه کند:
سرمایه‌گذاری ÷ منافع = ارزش
باتوجه‌به ارزش جدید به‌دست‌آمده، اگر طرح یا پروژه توجیه‌پذیری مطلق خود را ازدست‌داده یا کاهش قابل‌توجهی در توجیه‌پذیری نسبی آن رخ داده باشد، ممکن است مجبور به لغو یا تعلیق آن شویم. اگر مدیر پرتفولیو و حامی بتوانند درباره این تصمیم طبق ماتریس تولید ارزش به توافق برسند، تصمیم در این مرحله نهایی خواهد شد. در غیر این صورت، مدیر پرتفولیو باید یک چرخه شش‌ماهه استثنایی را اجرا کند.
در این فعالیت، حامی با تأیید مدیر پرتفولیو می‌تواند انگیزه تجاری را به‌روزرسانی کند.
ترجمه زینب آقابابایی، وحید آزادمنش، امیر بهروزیان، مهیار پورلک، مهدی دهقانی، الهام ذره پرور شجاع، بهزاد زمانی، حامد شعبانی، حامد طاهری مشهدی، مهدی فیاض زاده، فرشته میرحسینی، عباس مقدسی