Introduction

P5.express est un système de gestion minimaliste et pratique pour les portefeuilles de programmes et de projets. Il aide les organisations à tirer le meilleur parti de leurs ressources disponibles en se concentrant sur l’ensemble de programmes et de projets le plus précieux et le plus équilibré. Il permet également de réduire les conflits et les reprises en impliquant l’ensemble de l’organisation et en évitant que les programmes et les projets ne soient exécutés avec une mauvaise coordination et de manière isolée.

Comme tous les autres systèmes de la famille OMIMO (Open Minimalist Modules), P5.express est modulaire, ce qui signifie que vous pouvez l’utiliser dans n’importe quelle configuration sans être limité à son utilisation avec des programmes ou des projets qui utilisent les systèmes OMIMO ; par exemple, vos projets peuvent être exécutés à l’aide de P3.express, micro.P3.express, DSDM^®, Scrum, PRINCE2^® ou tout autre système sans causer de problèmes à P5.express.

P5.express peut être mis en œuvre dans la plupart des organisations, quel que soit le type de projets qu’elles ont ou qu’elles mènent les projets pour elles-mêmes ou pour des clients externes.

P5.express peut être adopter ou utiliser avant ou après la mise en œuvre de systèmes de gestion de programmes ou de projets structurés. Dans de nombreuses organisations, sa mise en œuvre est plus prioritaire que la gestion de programme ou de projet.

En général, il est préférable d’avoir un système de gestion de portefeuille par organisation, et P5.express est conçu pour une telle configuration singulière. Certaines grandes organisations qui ont des divisions de livraison de projets distinctes, chacune capable de livrer un type de projet spécifique mais incapable ou non optimisée pour livrer le reste, peuvent bénéficier d’une hiérarchie de portefeuilles. Pour ces organisations, P5.express peut être utilisé au niveau le plus bas de la hiérarchie du portefeuille pour travailler avec des programmes et des projets, ainsi qu’un système de gestion distinct pour les portefeuilles de portefeuilles. OMIMO ne fournit pas de système pour ce dernier. Dans tous les cas, les portefeuilles hiérarchiques ne sont pas aussi optimisés que les portefeuilles singuliers et doivent donc être évités à moins qu’ils ne soient vraiment nécessaires.

Tous les programmes et tous les projets qui n’appartiennent pas à un programme (appelés « projets autonomes » dans OMIMO) doivent être dirigés dans le système de gestion de portefeuille, sans exception. En plus de l’optimisation et de l’équilibrage, cela permet d’éviter les conflits. Les projets qui ne sont pas autonomes doivent être dirigés dans leurs programmes plutôt que directement dans le système de gestion de portefeuille.

Processus

Le diagramme P5.express illustre son processus. Chaque nœud du diagramme est une activité de gestion, et vous pouvez en savoir plus sur chacune d’elles en cliquant sur le nœud dans le manuel en ligne ou en ouvrant sa section dans la version téléchargée. Notez qu’il s’agit d’un manuel de référence plutôt que d’une ressource de formation.

Les activités de gestion s’inscrivent dans trois cycles :

• Cycle de gestion semestriel: Il est exécuté tous les 6 mois ou chaque fois qu’une décision importante doit être prise pour affiner la stratégie de génération de valeur.

• Cycle de gestion mensuel: Il est exécuté tous les mois pour surveiller le portefeuille et améliorer en permanence le fonctionnement du système de gestion de portefeuille.

• Cycle de gestion quotidien: Il est exécuté en continu (il peut être n’importe quel jour, mais pas nécessairement tous les jours) pour mettre en œuvre la stratégie de génération de valeur.

Les organisations qui travaillent sur de grands projets qui durent longtemps peuvent remplacer le cycle semestriel par un cycle annuel.

Notez que les projets et les programmes sont temporaires, avec un début et une fin, alors que les portefeuilles sont continus, sans début ni fin inhérents. Vous commencez votre parcours de gestion de portefeuille structurée à un moment donné, mais ce début est une mise en œuvre du processus plutôt qu’une partie du processus lui-même. C’est pourquoi vous ne voyez pas de début ou de fin dans P5.express.

Rôles

Il existe deux rôles dans P5.express :

• Membre du conseil de portefeuille
• Gestionnaire de portefeuille

Conseil de portefeuille

Le conseil de portefeuille est un groupe diversifié de gestionnaires de haut niveau de l’organisation qui travaillent ensemble et prennent toutes les décisions importantes concernant les programmes et les projets autonomes de manière intégrée et holistique.

Composition :

• Membres principaux: Tous les chefs de service (dirigeants) de l’organisation ou leurs équivalents doivent être des membres principaux du conseil de portefeuille. Ils peuvent avoir des votes égaux ou inégaux. Certains membres principaux peuvent avoir le pouvoir de VETO, mais il est préférable d’éviter cela si possible pour améliorer la collaboration.
• Membres par procuration : Chaque membre principal peut avoir un mandataire pour le représenter dans les séminaires lorsqu’il ne peut pas être présent et également pour parrainer certains de ses programmes et projets connexes. Indépendamment de la présence du membre principal, le mandataire doit assister à tous les séminaires pour rester au courant des stratégies. Les membres mandataires doivent être autorisés à prendre des décisions au nom des membres principaux en leur absence.

Il doit y avoir une seule personne dans chaque programme ou projet autonome responsable de sa justification, de la communication des décisions de haut niveau, du financement et des ressources. Cette personne est appelée ici le « sponsor », mais elle peut avoir n’importe quel titre. Dans le cas de Scrum et de ses systèmes dérivés, son rôle par défaut de « propriétaire de produit » peut satisfaire dans une certaine mesure la fonction de sponsor. Alternativement, un rôle de sponsor distinct peut être ajouté à ces projets.

Les sponsors de tous les programmes et projets autonomes doivent être sélectionnés à partir du tableau de portefeuille. Chaque sponsor de programme ou de projet est la seule personne qui communique les décisions de haut niveau à son projet ou programme.

Gestionnaire de portefeuille

Le rôle du gestionnaire de portefeuille est principalement celui de la facilitation et du coaching, mais il dispose également d’un seuil de prise de décision utilisé dans le cycle mensuel et le cycle quotidien pour rendre le processus plus rapide et plus fluide. Le conseil de portefeuille prend toutes les décisions importantes, et le pouvoir décisionnel du gestionnaire de portefeuille doit être utilisé pour interpréter les décisions du conseil plutôt que pour refléter des opinions personnelles. Le gestionnaire de portefeuille ne doit pas avoir de rôle direct dans un programme ou un projet, afin d’éviter les conflits d’intérêts.

Dans les grandes organisations, il peut y avoir quelques employés de soutien pour aider le gestionnaire de portefeuille.

Chaque programme ou projet autonome doit avoir une seule personne représentant ses préoccupations en matière de gestion, de coordination et d’évaluation. Cette personne est appelée ici « gestionnaire de programme » ou « gestionnaire de projet », mais elle peut avoir n’importe quel titre. Dans le cas de Scrum et de ses systèmes dérivés, leur rôle par défaut de « scrum master » peut remplir cette fonction.

Le gestionnaire de portefeuille est en contact avec les gestionnaires de programme et de projet pour diverses raisons. Cependant, le gestionnaire de portefeuille doit éviter de leur communiquer des décisions et plutôt laisser les décisions passer par les sponsors du programme ou du projet.

Les gestionnaires de portefeuille doivent éviter la micro-gestion et s’assurer que les membres du comité de gestion du portefeuille ne font pas non plus de micro-gestion, en particulier en tant que sponsors de programme ou de projet.

Lorsqu’il existe un système de gestion de portefeuille unique, son gestionnaire de portefeuille rend compte au responsable de l’organisation. Lorsqu’il existe une hiérarchie de portefeuilles, le gestionnaire de portefeuille rend compte au gestionnaire de portefeuille du niveau parent.

Documents

Voici les documents par défaut de P5.express :

• Description du portefeuille
• Matrice de création de valeur
• Registre de suivi global
• Registre global de l’état de portefeuille
• Études de cas

N’oubliez pas de ne pas collecter de données dont vous n’avez pas besoin et de conserver des documents simples et utiles. Vous n’avez pas non plus besoin d’utiliser de logiciels compliqués: commencez par des outils simples et passez à des outils plus sophistiqués uniquement si vous avez de bonnes raisons de le faire.

Voici une brève description de chaque document.

Description du portefeuille

La description du portefeuille est un texte dynamique qui documente les informations clés suivantes :

• Stratégie organisationnelle, mission, vision, etc.
• Seuil de prise de décision du gestionnaire de portefeuille (sous forme exacte ou approximative)
• Membres du conseil d’administration du portefeuille et leurs pouvoirs de vote
• La méthode de vote et son calcul
• Processus et politiques organisationnels qui ont un impact sur la gestion du portefeuille
• L’unité de mesure des investissements et des avantages

La description du portefeuille est d’abord créée lors de la mise en œuvre de P5.express, puis elle peut être mise à jour dans l’activité X2.

Matrice de génération de valeur

La matrice de génération de valeur répertorie les programmes et les projets autonomes sur une dimension et leurs informations sur l’autre. Elle augmente la visibilité et la transparence en décrivant clairement la stratégie de l’organisation pour générer de la valeur.

Les champs obligatoires de la matrice sont les suivants : nom, sponsor, statut, progrès, investissement, avantages, valeur, catégories de valeur.

La matrice peut être implémentée dans une feuille de calcul ou à l’aide d’un outil spécialisé. Un exemple de la matrice sous forme de feuille de calcul est disponible, qui montre comment elle évolue dans l’activité X2.

Registre de suivi global

Le registre de suivi global est une liste de risques, de problèmes, de demandes de changement, de plans d’amélioration et de leçons apprises qui ont un impact sur plusieurs programmes ou projets. Pour s’assurer qu’il n’y aura pas d’erreurs, ces éléments ne doivent pas être répétés dans les registres locaux des programmes et des projets, mais plutôt, leurs gestionnaires doivent utiliser le registre global parallèlement à leurs registres locaux. Tous les programmes et projets du portefeuille doivent avoir de tels registres locaux.

Chaque élément du registre de suivi global doit avoir un dépositaire. Chaque dépositaire doit être l’un des membres du conseil d’administration du portefeuille ou l’un des gestionnaires de programme ou de projet.

Registre global de l’état de portefeuille

Le registre global de l’état de portefeuille garde en réserve les résultats de l’évaluation de la satisfaction des parties prenantes du portefeuille (membres du conseil d’administration du portefeuille, gestionnaires de programme et gestionnaires de projets autonomes).

Études de cas

Chaque programme ou projet autonome doit avoir une étude de cas créée dans la couche de gestion du portefeuille pour décrire son objectif et sa justification avec les principaux éléments suivants :

• Pourquoi ce programme/projet ?
• Options alternatives
• Exigences de haut niveau
• Bénéfices attendus (couvrant les impacts positifs et négatifs)
• Méthode de mesure des bénéfices
• Investissement estimé (temps, coût, etc.)
• Stratégie d’exécution (effectuée en interne, externalisée, etc.)
• Risques majeurs

Une analyse de rentabilisation approximative suffit généralement à hiérarchiser le programme ou le projet dans le portefeuille, mais si nécessaire, le sponsor du programme ou du projet peut l’initier (former une équipe pour créer un plan de haut niveau sans l’exécuter) et utiliser ces informations pour créer une analyse de rentabilisation plus précise.

Personnalisation

Comme pour d’autres systèmes minimalistes, il est préférable de ne pas personnaliser P5.express à l’avance. Au lieu de cela, vous devez l’implémenter et l’utiliser comme décrit dans le manuel, puis le personnaliser progressivement, dans l’activité Y3, uniquement en réponse aux commentaires recueillis auprès de l’environnement et avec des essais et des erreurs minutieux.

Historique

La version privée de la première édition de P5.express a été publiée en novembre 2023, suivie de sa version publique en janvier 2024 et de la version finale en juillet 2024.

Traduit par Dr. Daher Sayfeddine