Y2 - Évaluer les programmes et projets en cours

Quoi

Mesurer la performance des programmes et projets en cours et réestimer leurs bénéfices attendus.

Pourquoi

Au fur et à mesure que les programmes et projets sont exécutés, nous en apprenons davantage sur eux et pouvons rendre notre évaluation de leurs valeurs plus réaliste. Ce raffinement peut aboutir à l’arrêt des programmes et projets qui perdent leur justification absolue ou à la suspension de ceux qui ont une diminution significative de leur justification relative. Ces deux actions contribuent à une meilleure utilisation de nos ressources et de nos opportunités.

D’autre part, cette évaluation peut montrer que le programme ou le projet est devenu plus important qu’avant et nécessite donc plus de soutien et d’une priorité plus élevée dans l’organisation.

Qui

La performance des programmes et projets est mesurée par leurs gestionnaires, sous la supervision du gestionnaire de portefeuille. La réestimation des bénéfices attendus est effectuée par les sponsors du programme et du projet, sous la supervision du gestionnaire de portefeuille.

Comment

Cette activité est liée aux activités de mesure cycliques de gestion de programme et de projet (par exemple, l’activité C01 de P3.express). Pour les systèmes de gestion de programme ou de projet qui ne disposent pas d’une telle activité de mesure cyclique, elle doit être ajoutée.

Normalement, nous nous attendons à avoir les mesures suivantes :

• Progrès global (pourcentage)
• Prévisions d’investissement à terminer (par exemple, temps et coût)

Le gestionnaire de portefeuille est chargé de s’assurer que la performance des programmes et des projets est mesurée correctement. Il doit également travailler avec le sponsor de chaque programme ou projet pour réestimer les avantages attendus (par exemple, l’activité B03 de P3.express). Toutes les données seront gardées dans la matrice de génération de valeur.

Le gestionnaire de portefeuille doit éviter de collecter des données inutiles et se concentrer plutôt sur les données qui servent un objectif clair et qui maintiennent le système simple et utile.

Après avoir mis à jour les prévisions d’investissement et les bénéfices estimés, le gestionnaire de portefeuille peut réestimer la valeur attendue :

Valeur = bénéfices ÷ (divisées par) investissement

Sur la base de la nouvelle valeur, si le programme ou le projet perd sa justification absolue ou s’il y a une diminution significative de sa justification relative, il peut être nécessaire de l’annuler ou de le suspendre. Si le gestionnaire de portefeuille et le sponsor parviennent à s’entendre sur cette décision selon la matrice de génération de valeur, ils la finaliseront dans le cadre de cette activité. Dans le cas contraire, le gestionnaire de portefeuille doit exécuter un cycle exceptionnel de 6 mois.

Dans cette activité, le sponsor peut mettre à jour l’analyse de rentabilisation avec la confirmation du gestionnaire de portefeuille.

Traduit par Dr. Daher Sayfeddine