Z2 - Démarrer, arrêter ou suspendre des programmes et des projets

Cette activité de gestion appartient au cycle de gestion quotidien. Les activités de ce cycle peuvent être exécutées à tout moment pour mettre en œuvre la stratégie de création de valeur.

Quoi

Cette activité donne la permission aux sponsors de démarrer, d’arrêter ou de suspendre leurs programmes ou projets autonomes en fonction de la matrice de génération de valeur.

Pourquoi

Pour garantir l’alignement, aucun programme ou projet autonome ne peut être démarré, arrêté ou suspendu dans l’organisation sans l’autorisation du gestionnaire de portefeuille. Les projets qui se trouvent sous des programmes nécessiteront l’autorisation du système de gestion de programme plutôt que du système de gestion de portefeuille.

Qui

Le gestionnaire de portefeuille et le sponsor du programme ou du projet travaillent ensemble dans cette activité.

Comment

Les sponsors sont autorisés à lancer leurs programmes et projets autonomes (affecter une équipe pour créer un plan de haut niveau sans l’exécuter) s’ils doivent créer une analyse de rentabilisation précise (par exemple, en réponse à des demandes de propositions de clients externes), mais ils doivent recevoir l’autorisation du gestionnaire de portefeuille avant de commencer l’exécution (par exemple, activité A08 de P3.express). Ils doivent également demander l’autorisation avant de commencer et de terminer le processus de clôture du programme ou du projet. Pendant la clôture du programme et du projet, le gestionnaire de portefeuille s’assurera, entre autres, que les documents sont correctement archivés.

Parfois, comme en cas d’urgence, la justification relative des programmes et des projets change si radicalement qu’il est logique de suspendre un programme ou un projet en cours et de commencer à travailler sur autre chose. Le gestionnaire de portefeuille et le sponsor discuteront de tels cas dans cette activité.

Lorsqu’une décision est apportée à cette activité, le gestionnaire de portefeuille est autorisé à prendre la décision avec le sponsor selon la matrice de création de valeur. Si les décisions antérieures du comité de gestion du portefeuille, telles que reflétées dans la matrice, ne suffisent pas à prendre la décision, ou si le gestionnaire de portefeuille et le sponsor ne parviennent pas à un accord, le gestionnaire de portefeuille doit exécuter un cycle exceptionnel de 6 mois.

Le gestionnaire de portefeuille doit s’assurer que les sponsors n’exécutent pas trop de programmes et de projets en parallèle et terminent ceux en cours avant de commencer les suivants dans la matrice.

Les changements mineurs dans l’organisation peuvent être mieux mis en œuvre par des tâches ad-hoc. Cependant, le gestionnaire de portefeuille doit s’assurer que le nombre de ces tâches est raisonnable et qu’elles ne remplacent pas les changements structurés (programmes et projets).

Les processus et politiques organisationnels liés au démarrage et à l’arrêt des programmes et des projets, tels que documentés dans la description du portefeuille, doivent être soigneusement suivis dans cette activité.

Traduit par Dr. Daher Sayfeddine