X1 - Analiza generowanej Wartości

Co

W tym działaniu zarządczym dokonywany jest pomiar rzeczywistych korzyści wygenerowanych przez realizowane oraz zamknięte programy i samodzielne projekty, a wyniki pomiarów zapisywane.

Dlaczego

Korzyści to mierzalne udoskonalenia pożądane dla organizacji. W tym sensie korzyści mają charakter subiektywny, co oznacza, że „coś”, co może stanowić korzyść dla jednej organizacji, może nie stanowić korzyści dla innej. Dlatego też analiza korzyści wymaga dobrego zrozumienia organizacji. Powinna być ona przeprowadzona w całościowy, holistyczny sposób na wyższych szczeblach zarządzania organizacją, takich jak zarządzanie portfelem.

To działanie zarządcze powinno być realizowane z następujących powodów:

• Przypominanie każdemu, że celem programów i projektów jest generowanie Wartości, co powinno być uwzględniana podczas ich realizacji.
• Pomoc przy zrozumieniu własnego środowiska i spowodowanie, by przyszłe programy i projekty w Macierzy Generowania Wartości były bardziej realistyczne.
• Ewentualna pomoc przy identyfikacji sposobów zwiększenia wartości dzięki doraźnym zadaniom lub dzięki strukturalnym zmianom (programom i projektom).

Należy pamiętać, że rzeczą naturalną jest istnienie programów i projektów, które nie generują oczekiwanej Wartości. Jeśli realizowane są one tak, jak były zaplanowane, to prawdopodobnie tracicie szanse działając zbyt konserwatywnie. Dotyczy to w szczególności projektów wewnętrznych.

Kto

To działanie jest realizowane przez sponsora każdego programu lub projektu pod nadzorem menedżera portfela.

Jak

Analiza dla każdego programu lub samodzielnego projektu jest rozpoczynana w momencie ich zakończenia lub w momencie, w którym zaczynają generować wartość podczas ich realizacji. Jest kontynuowana tak długo, jak istnieją zauważalne potencjalne lub rzeczywiste korzyści (zwykle przynajmniej przez kilka lat). Wyniki pomiarów korzyści będę przechowywane w Macierzy Generowania Wartości. Pomiary muszą obejmować oczekiwane, jak i nieoczekiwane (niespodziewane) korzyści we wszystkich kategoriach Wartości w macierzy.

Twoje systemy zarządzania programem i projektem mogą obejmować działania będące odpowiednikiem tego działania zarządczego i stanowić zwykłe zadania (np. G01 w P3.express). Jednakże w sytuacji, gdy wiele programów i projektów dotyczy tego samego produktu lub zbioru powiązanych produktów wpływających wzajemnie na siebie, najlepiej jest dokonywać analizy wygenerowanych korzyści razem, w zintegrowany sposób.

Dla wszystkich programów i projektów w portfelu musi istnieć jedna i tylko jedna jednostka miary dla inwestycji i korzyści. Umożliwia to bowiem ich porównywanie. Gdy istnieje wiele źródeł Wartości, to muszą być one przekształcone i połączone w jedną jednostkę miary. Może to być pieniężna jednostka miary zmodyfikowana z uwzględnieniem zmiany wartości w czasie, gram złota, liczba ocalonych ludzi, itd. Jeśli takie obiektywne miary nie są możliwe lub praktyczne, to można zastosować abstrakcyjne, względne, częściowo subiektywne jednostki, stosowane wraz z pomiarami bazującymi na głosowaniu lub technikami szacowania (podobnymi do Planning Poker^®).

Należy zwrócić uwagę, że gdy pomiary obiektywne są możliwe i uzasadnione, to takie pomiary stanowią preferowaną opcję, ze względu na ich większą rzetelność. Jednak, gdy obiektywne pomiary nie są praktyczne ich wymuszanie może być – z wielu powodów – szkodliwe. Przykładowo ich rzetelność może być niższa niż wynikająca z subiektywnych, dobrze sformułowanych pomiarów.

Korzyści wynikające z niektórych programów i projektów są raczej częściowo ciągłe niż jednorazowe. Mogą one być przekształcone w jednorazowe Wartości poprzez uwzględnienie ustalonego z góry i uzgodnionego przedziału czasowego.

Należy upewnić się, że korzyści nie są obliczane podwójnie. Jeśli wiele programów i projektów staje się źródłem korzyści, to wtedy korzyści te powinny być podzielone między programy i projekty, zgodnie z ich wkładem w ich uzyskanie.

Dla programu lub projektu należy brać pod uwagę następujące punkty w czasie:

• T0: Czas rozpoczęcia
• T1: Czas zakończenia
• T2: Czas pomiaru korzyści

Wszystkie pomiary są porównaniami. Pomiary korzyści nie powinny być pomiarami między T2 i T0 ponieważ w tym okresie wiele czynników mogło ulec zmianie. Korzyści w punkcie T2 w świecie rzeczywistym powinny być porównywane do korzyści w punkcie T2 w świecie hipotetycznym, w którym programy lub projekty nie byłyby realizowane.

Gdy korzyści wszystkich elementów są mierzone, to ich wartość może być obliczona w następujący sposób:

Wartość = korzyść ÷ inwestycja

Uzasadnienie Biznesowe każdego programu lub projektu stanowi pomoc przy ocenie ich korzyści. Jednakże sponsorzy nie powinni ograniczać się do mechanicznej oceny bazującej na Uzasadnieniu Biznesowym.

Przetłumaczone przez zespół: Elżbieta Kotelnicka, Tomasz Stalmach, Piotr Szczerbiak, Jerzy Stawicki (koordynator zespołu)