Y2 - Przeprowadzenie oceny realizowanych programów i projektów

Co

Przeprowadzenie oceny realizowanych programów i projektów oraz ponowne oszacowanie wynikających z nich oczekiwanych korzyści.

Dlaczego

Wraz z zaawansowaniem realizacji programów i projektów uzyskamy o nich więcej informacji i będziemy mogli dokonać bardziej realistycznej oceny ich Wartości. To doprecyzowanie może prowadzić do zatrzymania tych programów i projektów, które stracą swoje bezwzględne uzasadnienie lub do wstrzymania tych, których uzasadnienie względne zostało znacznie zmniejszone. Oba te działania pomagają w lepszym wykorzystaniu zasobów oraz możliwości organizacji.

Z drugiej zaś strony ta ocena może pokazać, że programy i projekty stały się ważniejsze niż były wcześniej i z tego powodu wymagają większego wsparcia i wyższego priorytetu w organizacji.

Kto

Ocena realizacji programów i projektów jest dokonywana przez ich kierowników pod nadzorem menedżera portfela. Ponowne oszacowanie oczekiwanych korzyści jest dokonywane przez sponsora programu lub projektu, pod nadzorem menedżera portfela.

Jak

To działanie jest powiązane z cyklicznymi działaniami pomiarowymi zarządzania programem i projektem (np. działanie C01 w P3.express). W przypadku systemów zarządzania programem i projektem, które nie mają takiego cyklicznego działania pomiarowego, musi być ono dodane.

Normalnie spodziewalibyśmy się, że będziemy mieli następujące pomiary:

• Ogólnego postępu prac (w procentach)
• Prognozy (np. czasu i kosztu) do ukończenia programu lub projektu

Menedżer portfela jest odpowiedzialny za zapewnienie, że realizacja programów i projektów jest mierzona we właściwy sposób. Powinien on także pracować ze ze sponsorem każdego programu lub projektu przy ponownym oszacowaniu oczekiwanych korzyści (np. działanie B03 w P3.express). Wszystkie dane będą przechowywane w Macierzy Generowania Wartości.

Menedżer portfela powinien unikać zbierania niepotrzebnych danych, a zamiast tego koncentrować się na danych służących konkretnym celom oraz utrzymywać system prostym i zorientowanym na cel.

Po aktualizacji prognozy inwestycji i szacowanych korzyści, menedżer portfela może dokonać ponownego oszacowania oczekiwanej Wartości:

Wartość = korzyści ÷ inwestycje

Na podstawie nowej Wartości, w sytuacji gdy program lub projekt utracą swoje uzasadnienie bezwzględne lub gdy znacznie zmniejsza się ich uzasadnienie względne, taki program lub projekt może być zamknięty lub wstrzymany. Jeśli menedżer portfela oraz sponsor mogą uzgodnić tę decyzję na podstawie Macierzy Generowania Wartości, finalizują ją w ramach tego działania. W innym przypadku menedżer portfela powinien przeprowadzić specjalny Cykl 6-cio Miesięczny.

W ramach tego działania sponsor może zaktualizować Uzasadnienie Biznesowe uzyskując potwierdzenie takiej aktualizacji od menedżera portfela.

Przetłumaczone przez zespół: Elżbieta Kotelnicka, Tomasz Stalmach, Piotr Szczerbiak, Jerzy Stawicki (koordynator zespołu)