Y4 - Komunikowanie się w przygotowany sposób

To działanie zarządcze należy do Cyklu Miesięcznego. Działania w tym cyklu pomagają w ciągłym usprawnianiu systemu zarządzania portfelem.

Co

Przesłanie krótkiego komunikatu do wszystkich w organizacji, informującego o najważniejszych zagadnieniach zarządzania portfelem, takich jak:

Planowane usprawnienia (jeśli to istotne dla szerszego grona odbiorców)
Stan zaawansowania realizowanych programów i samodzielnych projektów
Lista programów i samodzielnych projektów które zostały rozpoczęte lub zatrzymane

Dlaczego

Przygotowana komunikacja zapewnia wszystkim w organizacji aktualne informacje, co pomaga ograniczyć konflikty i zaskoczenia oraz wygenerować przydatne pomysły przez szersze grono osób.

Kto

Ukierunkowana komunikacja w systemie zarządzania portfelem jest realizowana przez menedżera portfela.

Jak

Informacje mogą być przekazywane drogą mailową.

To działanie zarządcze może być pominięte, jeśli informacje są przekazywane w ramach programu i projektu (tj. działania A10 i F06 w P3.express). Jednak gdy realizowanych jest wiele programów i projektów zwykle lepiej jest prowadzić komunikację na poziomie zarządzania portfelem i przekazywać ujednolicone komunikaty, by ograniczyć niezbędną komunikację i zapewnić jej większą efektywność.

Menedżer portfela powinien zachęcać odbiorców do dzielenia się swoimi opiniami po otrzymaniu wiadomości.

Należy pamiętać, że ta komunikacja skierowana jest do szerokiego grona odbiorców w organizacji. Dlatego też powinna być prosta, zwięzła i nie-techniczna.

Przetłumaczone przez zespół: Elżbieta Kotelnicka, Tomasz Stalmach, Piotr Szczerbiak, Jerzy Stawicki (koordynator zespołu)