Z1 - Zarządzanie działaniami następczymi

To działanie zarządcze należy do Cyklu Dziennego. Działania w tym cyklu mogą być realizowane w dowolnym dniu w celu wdrożenia strategii generowania wartości.

Co

W tym działaniu stale zarządzamy globalnymi działaniami następczymi (ryzykami, problemami, wnioskami o zmianę, planami ulepszeń i wiedzą zdobytą z doświadczeń).

Dlaczego

Większość działań następczych ma wpływ na pojedynczy program lub projekt i jest zarządzana lokalnie. Istnieją jednak również te globalne, które mają wpływ na wiele programów i projektów i muszą być zarządzane w zintegrowany, holistyczny sposób na poziomie zarządzania portfelem aby były bardziej efektywne.

Kto

Menedżer portfela jest głównym facylitatorem w tym działaniu i ściśle współpracuje z opiekunami.

Jak

Kierownicy programów i projektów mogą identyfikować globalne działania następcze (np. w działaniu D01 w P3.express). W takim przypadku powinni oni natychmiast poinformować o tym menedżera portfela.

Menedżer portfela powinien stale monitorować lokalne rejestry w celu znalezienia wzorców, które mogą prowadzić do identyfikacji globalnych działań następczych

Gdy nowa pozycja jest dodawana do Globalnego Rejestru Działań Następczych,

jeden z członków Rady Portfela, kierowników programu lub kierowników projektów powinien zostać do niej przydzielony jako jej opiekun w celu monitorowania i aktualizowania jej statusu, oraz
Opiekunowie powinni informować o istnieniu tego elementu kierowników wszystkich programów i projektów, na które ten element może mieć wpływ.

Menedżer portfela powinien pozostawać w kontakcie z opiekunami co do statusu ich działań następczych oraz zapewnić, że wszystkie one są monitorowane aż do ich zamknięcia.

Kiedy menedżer portfela zda sobie sprawę, że działania następcze mogą mieć znaczący wpływ na Macierz Generowania Wartości, powinien uruchomić nadzwyczajny 6-miesięczny cykl. W przeciwnym razie menedżer portfela jest upoważniony do podjęcia decyzji o sposobie reakcji na te działania. Menedżer portfela może uzyskać pomoc od kierowników programów i projektów w celu przygotowania reakcji.

W tym działaniu należy dokładnie przestrzegać powiązanych procesów i polityk organizacyjnych udokumentowanych w Opisie Portfela.

Przetłumaczone przez zespół: Elżbieta Kotelnicka, Tomasz Stalmach, Piotr Szczerbiak, Jerzy Stawicki (koordynator zespołu)