Z2 - Uruchomienie, zatrzymanie lub wstrzymanie programów i projektów

Co

To działanie daje sponsorom pozwolenie na uruchomienie, zatrzymanie lub wstrzymanie ich programów lub samodzielnych projektów na podstawie Macierzy Generowania Wartości.

Dlaczego

Aby zapewnić spójność, żaden program ani samodzielny projekt nie może zostać uruchomiony, zatrzymany ani wstrzymany w organizacji bez zgody menedżera portfela. Projekty, które znajdują się w ramach programów, będą wymagały raczej zgody z poziomu zarządzania programami, a nie z poziomu zarządzania portfelem.

Kto

Menedżer portfela i sponsor programu lub projektu współpracują ze sobą w ramach tego działania.

Jak

Sponsorzy mogą inicjować swoje programy i samodzielne projekty (wyznaczyć zespół do stworzenia planu generalnego bez jego wykonywania), jeśli muszą stworzyć precyzyjne Uzasadnienie Biznesowe (np. w odpowiedzi na zapytania ofertowe od klientów zewnętrznych), lecz muszą najpierw uzyskać zgodę menedżera portfela przed rozpoczęciem realizacji projektu (np. działanie A08 w P3.express). Powinni również poprosić o zgodę zanim rozpocznie się lub zakończy proces zamykania programu lub projektu. Podczas zamykania programu i projektu menedżer portfela zapewni między innymi to by dokumenty zostały prawidłowo zarchiwizowane

Czasami, na przykład w sytuacjach awaryjnych, względne uzasadnienie programów i projektów zmienia się tak dramatycznie, że sensowne jest wstrzymanie realizowanego programu lub projektu i rozpoczęcie pracy nad czymś innym. Menedżer portfela i sponsor będą omawiali takie przypadki w ramach tego działania.

Kiedy decyzja jest wymagana w tym działaniu, menedżer portfela może podjąć decyzję wspólnie ze sponsorem w zgodzie z Macierzą Generowania Wartości. Jeżeli wcześniejsze decyzje Rady Portfela, odzwierciedlone w macierzy, nie są wystarczające do podjęcia decyzji lub Rada Portfela i sponsor nie mogą osiągnąć porozumienia, menedżer portfela powinien uruchomić nadzwyczajny 6-miesięczny cykl.

Menedżer portfela musi upewnić się, że sponsorzy nie prowadzą równolegle zbyt wielu programów i projektów i kończą te realizowane przed wprowadzeniem kolejnych do macierzy .

Drobne zmiany w organizacji mogą być najlepiej wdrażane poprzez zadania doraźne. Menedżer portfela musi jednak zadbać o to, aby liczba takich zadań była rozsądna i aby nie zastępowały one ustrukturyzowanych zmian (programów i projektów).

W tym działaniu należy dokładnie przestrzegać procesów i polityk organizacyjnych związanych z uruchamianiem i zatrzymywaniem programów i projektów udokumentowanych w Opisie Portfela.

Przetłumaczone przez zespół: Elżbieta Kotelnicka, Tomasz Stalmach, Piotr Szczerbiak, Jerzy Stawicki (koordynator zespołu)