Introducere

P5.express este un sistem de management minimalist utilizat pentru portofoliile de programe și proiecte. Acest sistem ajută organizațiile să utilizeze cât mai eficient resursele disponibile, concentrându-se pe acel set de programe și proiecte care aduc cea mai mare valoare organizației. De asemenea, ajută la diminuarea conflictelor și a activităților suplimentare, prin mobilizarea întregii organizații și prevenirea coordonării deficitare a programelor și proiectelor.

La fel ca toate celelalte sisteme din familia OMIMO (Open Minimalist Modules), P5.express este un sistem modularizat, care se poate utiliza în orice configurare fără a vă limita doar la programele și proiectele care utilizează sistemele. Prin urmare, proiectele dvs. pot fi derulate folosind sistemele P3.express, micro.P3.express, DSDM^®, Scrum, PRINCE2^® sau orice alt sistem fără să alterați baza sistemului P5.express.

P5.express poate fi implementat în aproape orice organizație, indiferent de tipul de proiecte derulate, fie pentru clienți interni fie pentru clienți externi.

P5.express poate fi implementat înainte sau după introducerea sistemelor structurate de management de proiect. În multe organizații, implementarea sistemului P5.express devine o prioritate înainte de alegerea sistemelor de management pentru programe sau proiecte.

De obicei, este recomandat să aveți un sistem de gestionare a portofoliului în cadrul organizației, P5.express fiind conceput pentru o astfel de configurare. Unele organizații care au departamente separate pentru livrarea proiectelor, fiecare departament fiind capabil să livreze un anumit tip de proiect dar nu și restul proiectelor, pot avea beneficii dacă procedează la ierarhizarea portofoliilor. Pentru astfel de organizații, P5.express poate fi utilizat pentru ierarhizarea portofoliului, fiind aplicabil programelor și proiectelor, alături de sistemul separat de gestionare a meta-portofoliului (portofoliului de portofolii). OMIMO nu dispune de un sistem pentru meta-portofolii. În orice caz, portofoliile ierarhice nu sunt la fel de optimizate ca cele singulare și prin urmare, ar trebui evitate, cu excepția cazului în care sunt absolut necesare.

Toate programele și proiectele care nu aparțin unui program (numite “proiecte independente” în OMIMO) trebuie să fie incluse în sistemul de management al portofoliului. Pe lângă beneficiile de optimizare și echilibrare, acest lucru ajută și la evitarea conflictelor între departamentele organizației. Proiectele care nu sunt independente ar trebui să fie incluse în cadrul programelor respective, și nu direct în sistemul de management al portofoliului.

Proces

Diagrama de mai sus ilustrează procesul din cadrul sistemului P5.express. Fiecare nod din diagramă reprezintă o activitate de management și puteți citi despre fiecare activitate, făcând click pe nodul respectiv din manualul online sau deschizând secțiunea respectivă în versiunea descărcată. Menționăm că acesta este un manual de referință și nu reprezintă un material de training.

Activitățile de management se împart pe trei cicluri:

• Ciclul semestrial: Se desfășoară la fiecare șase luni sau ori de câte ori trebuie luată o decizie importantă pentru a îmbunătăți strategia de generare a valorii.
• Ciclul lunar: Se desfășoară în fiecare lună pentru a monitoriza activitățile in cadrul portofoliul și pentru a îmbunătăți continuu modul în care funcționează sistemul de gestionare a portofoliului.
• Ciclul zilnic: Se desfășoară în mod continuu pentru a implementa strategia de generare a valorii.

Organizațiile care lucrează cu proiecte mari care se derulează pe perioade lungi de timp pot înlocui ciclul semestrial cu unul anual.

Rețineți că proiectele și programele sunt temporare, cu un început și un sfârșit bine delimitat, dar portofoliile sunt continue, fără un început și un sfârșit implicit. Veți începe procesul structurat de gestionarea a portofoliului la un moment dat în timp, dar acel moment reprezintă de fapt o implementare a procesului și nu o parte a procesului în sine. Din acest motiv nu veți găsi un început și un sfârșit în cadrul sistemului P5.express.

Roluri

Există două roluri în P5.express:

• Membru al Comitetului de coordonare al portofoliului
• Manager de portofoliu

Comitetul de coordonare al portofoliului

Comitetul de coordonare a portofoliului este un grup constituit din mai mulți manageri de la diferite nivele strategice din organizație, care lucrează împreună și iau toate deciziile relevante cu privire la programele și proiectele independente, într-un mod integrat și holistic.

Componență:

• Membrii de bază: Toți șefii de departamente (directorii) din organizație ar trebui să fie membri de bază în Comitetul de coordonare al portofoliului. Aceștia pot avea număr egal sau inegal de voturi. De asemenea, unii membri de bază pot avea drept de veto dar pentru a îmbunătăți colaborarea între membrii Comitetului, este indicat să evitați acordarea unui astfel de drept de vot.
• Membrii supleanți: Fiecare membru de bază poate avea un supleant pentru a-l reprezenta în întâlnirile de lucru atunci când nu poate fi prezent și, de asemenea, pentru a sponsoriza unele dintre programele și proiectele conexe. Indiferent de prezența membrului de bază, supleantul ar trebui să participe la toate întâlnirile de lucru pentru a fi informat asupra strategiilor discutate. Membrii supleanți trebuie să fie autorizați să ia decizii în numele membrilor de bază, în absența acestora.

Pentru fiecare program sau proiect independent se va numi o singură persoană responsabilă cu justificarea necesității proiectului sau a programului, comunicarea deciziilor strategice, finanțarea și asigurarea resurselor. Această persoană se va numi “Sponsor”, însă poate avea orice altă titulatură. In cazul sistemului Scrum și a sistemelor ce derivă din acest sistem, rolul de “Product Owner (responsabil de produs)” poate fi asimilat titulaturii de “Sponsor”. Dacă nu se poate realizează această similitudine, un rol separat de “Sponsor” va fi adăugat pentru proiectul respectiv.

Sponsorii tuturor programelor și proiectelor independente trebuie selectați din cadrul Comitetului de coordonare al portofoliului. Sponsorul este singura persoană care comunică deciziile strategice la nivelul proiectului sau programului alocat.

Managerul de portofoliu

Rolul managerului de portofoliu este în primul rând unul de facilitare și mentorat, dar au și un rol decizional limitat în cadrul ciclului lunar și al celui zilnic pentru a grăbi și a ușura procesul decizional. Comitetul de coordonare ia toate deciziile strategice și relevante iar autoritatea decizională a managerului de portofoliu va fi utilizată pentru a interpreta deciziile comitetului și nu pentru a reflecta opiniile personale. Managerul de portofoliu nu va avea un rol direct în nici un program sau proiect pentru a evita situația conflictelor de interese.

În cadrul organizațiilor mari, pot fi numite câteva persoane care să asiste managerul de portofoliu.

Se va numi o singură persoană responsabilă cu managementul, coordonarea si evaluarea acțiunilor pentru fiecare program sau proiect independent. Această persoană se va numi “Manager de program” sau “Manager de proiect”, însă poate avea orice altă titulatură. În cazul sistemului Scrum și a sistemelor ce derivă din acest sistem, rolul de “Scrum master” poate fi asimilat acestui rol de “Manager de program” sau “Manager de proiect”.

Chiar dacă managerul de portofoliu se află în contact cu managerii de program și de proiect, din diverse motive, va evita să comunice acestora orice decizii și va lăsa managerii de program și sponsorii să facă acest lucru.

Managerii de portofolii trebuie să evite micro-managementul și se vor asigura că nici membrii comitetului de coordonare nu fac micro-management, mai ales dacă sunt sponsori ai unui program sau proiect.

În cazul în care există un singur sistem de gestionare a portofoliului, managerul de portofoliu raportează șefului organizației. În cazul în care există o ierarhie a portofoliilor, managerul de portofoliu raportează managerului de portofoliu de la următorul nivel.

Documente

Următoarele documente fac parte din sistemul P5.express:

• Descrierea portofoliului
• Matricea de generare a valorii
• Registrul general de monitorizare
• Registrul general de performanță
• Scenariile de afaceri

Amintiți-vă să nu colectați date de care nu aveți nevoie și să păstrați documentele cât mai simple și practice. De asemenea, nu este nevoie să utilizați o aplicație software complicată - începeți cu instrumente simple și treceți la altele mai sofisticate numai dacă aveți nevoie.

Vom descrie, în cele ce urmează, fiecare document.

Descrierea portofoliului

Documentul “Descrierea portofoliului” este un de fapt un text dinamic care cuprinde următoarele informații:

• Strategia organizațională, misiunea, viziunea etc.
• Pragul decizional al managerului de portofoliul (descriere exactă sau aproximativă)
• Membrii comitetului de coordonare a portofoliului și competențele lor de vot
• Metoda de vot, modul de calcul
• Procesele și politicile organizaționale care au impact asupra managementului portofoliului
• Unitatea de măsură a investițiilor și beneficiilor

Descrierea portofoliului se elaborează, pentru prima dată, la momentul implementării sistemului P5.express și se actualizează pe durata activității de management X2.

Matricea de generare a valorii

Matricea de generare a valorii evidențiază programele și proiectele independente pe de o parte și informații relevante despre acestea pe de cealaltă parte. Totodată are menirea să îmbunătățească vizibilitatea și transparența la nivelul organizației deoarece descrie clar care este strategia de generare a valorii.

Matricea va conține obligatoriu următoarele câmpuri: nume program/proiect, sponsor, status, progresul în implementare, investițiile necesare, beneficiile așteptate, valoarea și categoriile de valoare.

Matricea poate fi elaborată în format Excel sau utilizând orice alt instrument specializat. Un exemplu de matrice, elaborată în Excel, este prezentată în descrierea activității X2.

Registrul general de monitorizare

Registrul general de monitorizare se prezintă ca o listă de riscuri, probleme, cereri de modificare, planuri de îmbunătățire și lecții învățate care au impact asupra mai multor programe sau proiecte. Pentru a ne asigura de corectitudinea acestor date, aceste elemente nu ar trebui copiate în alte registre utilizate la nivel de programe și proiecte, prin urmare managerii de portofoliu sau de proiect ar trebui să utilizeze registrul general de monitorizare alături de alte registre specifice. Toate programele și proiectele din portofoliu trebuie să conțină și registre specifice.

Pentru fiecare element din Registrul general de monitorizare ar trebui să fie numit un responsabil custode, fie dintre membrii comitetului de coordonare, fie dintre managerii de program sau de proiect.

Registrul general de performanță

Registrul general de performanță evidențiază rezultatele evaluărilor satisfacției entităților implicate la nivel de portofoliu (membrii comitetului de coordonare, managerii de program și managerii proiectelor independente).

Scenarii de afaceri

Fiecare program sau proiect independent ar trebui să conțină un scenariu de afaceri elaborat la nivelul portofoliului care să descrie scopul și justificarea acestuia cu detalierea următoarelor elemente principale:

• De ce dorim să derulăm acest program/proiect?
• Opțiunile alternative
• Cerințele generale
• Beneficiile preconizate (incluzând aici și impactul pozitiv și negativ)
• Method of measuring benefits
• Investițiile estimată (timp, cost etc.)
• Strategia de execuție (resurse interne, externalizarea execuției etc.)
• Riscurile majore

Un scenariu de afaceri general este suficient pentru prioritizarea programului sau a proiectului din portofoliu dar, dacă este cazul, sponsorul programului sau proiectului îl poate iniția prin (prin constituirea unei echipe de elaborare a unui plan de implementare fără execuția propriu-zisă) și poate folosi aceste informații pentru a crea un scenariu de afaceri mai detaliat.

Personalizarea sistemului P5.express

Ca și în cazul altor sisteme minimaliste, cel mai indicat este să nu personalizați sistemul P5.express de la început; înainte de implementare utilizați-l așa cum este descris în manual iar apoi personalizați-l treptat (ex: atunci când derulați activitatea Y3), dar numai ca urmare a opiniilor colectate din activitățile de implementare și cu testarea modificărilor și corectarea erorilor identificate.

Versionări

Prima versiune de lucru a ediției P5.express a fost finalizată în noiembrie 2023 iar în ianuarie 2024 a fost publicată spre revizuire. Versiunea finală a fost efectiv publicată în luna iulie 2024.

Translated by ADD_YOUR_NAME_HERE