X1 - Evaluarea valorii generate

Ce?

Această activitate măsoară și înregistrează beneficiile reale generate de programele și proiectele independente, aflate în derulare și de cele deja finalizate.

De ce?

Beneficiile sunt considerate îmbunătățiri măsurabile dorite de către organizație. Așadar, beneficiile sunt lucruri subiective, astfel încât ceea ce pentru o organizație este considerat a fi beneficiu, pentru alta poate fi considerat un risc. Astfel, beneficiile trebuie evaluate cunoscând bine întreaga organizație, într-un mod integrat, la nivelul decizional cel mai înalt al organizației, cum ar fi la nivelul managementului de portofoliu.

Ar trebui să derulăm această activitate din următoarele motive:

• Amintește tuturor că programele și proiectele sunt derulate pentru a genera valoare, iar acest lucru trebuie avut în vedere pe durata implementării lor.
• Permite o mai bună înțelegere a contextului implementării și contribuie la includerea acelor programe și proiecte realiste în matricea de generare a valorii.
• Ne permite să găsim modalități de a crește beneficiile prin apelarea de sarcini ad-hoc sau modificări structurate (la nivelul programelor și proiectelor).

Este absolut firesc să existe câteva programe și proiecte care nu generează valoarea strategică așteptată. Dacă toate funcționează conform planului, probabil că sunteți destul de conservator și veți pierde oportunități în altă parte. Acest lucru este valabil în special în cazul proiectelor interne.

Cine?

Această activitate este realizată de sponsorul fiecărui program sau proiect sub supravegherea managerului de portofoliu.

Cum?

Valoarea generată de fiecare program sau proiect independent se evaluează la finalul programului sau proiectului respectiv sau pe durata execuției, la momentul în care beneficiile pot fi cuantificate. Evaluarea continuă se desfășoară până când beneficiile potențiale sunt vizibile sau de actualitate (de regulă cel puțin pe durata câtorva ani). Măsurătorile vor fi incluse în Matricea de generare a valorii. Măsurătorile vor include beneficiile așteptate și neașteptate și se vor reflecta la toate categoriile de valoare din cadrul matricei.

Sistemele de management de program și de proiect pot prezenta activități similare cu cele de mai sus, independent sau împreună cu alte activități (ex: G01 în P3.express). Cu toate acestea, atunci când mai multe programe sau proiecte au fost derulate pentru același produs sau pentru un set de produse conexe care au impact reciproc asupra performanței, cel mai recomandat este să evaluați beneficiile generate într-un mod integrat.

Ar trebui să existe o singură unitate de măsură pentru investițiile și beneficiile tuturor programelor și proiectelor din portofoliu pentru a face posibila compararea acestora. Atunci când există mai multe surse de valoare, acestea trebuie convertite și cuantificate într-o singură unitate. Poate fi o valoare monetară ajustată pentru valoarea banilor la un anumit moment, grame de aur, numărul de vieți salvate etc. În situația în care asemenea măsurători obiective nu sunt practice sau posibile, se pot utiliza unități abstracte, relative sau semi-subiective alături de tehnici de estimare și măsurare bazate pe vot (similare tehnicii Planning Poker^®).

Menționăm că atunci când este posibil și justificabil, este de preferat să se realizeze măsurători obiective, acestea prezentând avantajul exactității și credibilității. În situația în care măsurătorile obiective nu sunt posibile, nu este cazul să forțați nota, deoarece astfel veți reduce credibilitatea măsurătorilor iar acestea vor deveni și mai ineficiente decât cele subiective.

Beneficiile unor programe și proiecte sunt mai degrabă continue și nu pot fi măsurate la un singur moment în timp. Unele beneficii pot fi convertite în valoare la un moment dat prin luarea în considerare a unei ferestre de timp agreate.

Asigurați-vă că nu cuantificați beneficiile de mai multe ori. Dacă mai multe programe și proiecte au aceeași sursă de beneficii, împărțiți beneficiile rezultate între ele pe baza contribuțiilor acestora.

Pentru un program sau un proiect derulat, puteți lua în considerare următoarele jaloane în timp:

• T0: Data de începere
• T1: Data de finalizare
• T2: Data la care beneficiile pot fi măsurate

Toate cuantificările sunt de fapt comparații. Măsurarea beneficiilor nu ar trebui să fie o comparație între T2 și T0 deoarece o mare parte dintre factori vor suferi modificări în această perioadă. Beneficiile la momentul T2 actual ar trebui comparate cu beneficiile care ar putea fi realizate sau nu la momentul T2 din viitor, dacă programul sau proiectul nu s-ar fi realizat.

Atunci când sunt măsurate beneficiile tuturor elementelor, valoarea lor poate fi calculată astfel:

Valoare = beneficii ÷ investiție

Scenariul de afaceri construit pentru fiecare program sau proiect aduce o contribuție semnificativă în evaluarea beneficiilor sale. Cu toate acestea, sponsorii nu ar trebui să se limiteze la o evaluare mecanică bazată doar pe scenariul de afaceri.

Translated by ADD_YOUR_NAME_HERE