Z1 - Gestionarea elementelor ce necesită atenție sporită

Activitățile de management din acest ciclu fac parte din ciclul zilnic. Activitățile in acest ciclu se pot desfășura oricând pentru a implementa Strategia de generare a valorii.

Ce?

În această activitate trebuie să monitorizăm în mod continuu elementele care necesită atenție sporită (riscuri, probleme, cereri de schimbare, planuri de îmbunătățire și lecții învățate).

De ce?

Majoritatea elementelor menționate mai sus au impact asupra unui singur program sau proiect și sunt monitorizate independent. Totuși există și elemente corelate care au impact asupra mai multor programe și proiecte astfel încât trebuie gestionate într-un mod integrat, holistic și la nivelul portofoliului pentru a fi mai eficiente.

Cine?

Managerul de portofoliu este principalul facilitator al acestei activități și lucrează îndeaproape cu responsabilii alocați.

Cum?

Managerii de programe și de proiecte pot identifica elemente generale care necesită atenție sporită (ex: în activitatea D01 din cadrul sistemului P3.express), iar în acest caz, trebuie să le comunice imediat managerului de portofoliu.

Managerul de portofoliu trebuie să monitorizeze registrele locale în mod continuu pentru a găsi modele care pot conduce la identificarea elementelor generale care necesită atenție sporită.

Atunci când un element nou este adăugat în Registrul general de monitorizare:

Unul dintre membrii comitetului de coordonare a portofoliului, managerii de program sau managerii de proiecte trebuie să fie desemnați responsabili pentru urmărirea și actualizarea status-ului.
Responsabilii trebuie să informeze managerii cu privire la toate programele și proiectele care pot fi afectate de elementele urmărite.

Managerul de portofoliu trebuie să păstreze legătura cu responsabilii pentru a cunoaște status-ul elementelor ce necesită atenție și pentru a se asigura că toate acestea sunt urmărite și închise în mod corespunzător.

Atunci când managerul de portofoliu realizează că un element care nu este în control poate avea un impact semnificativ asupra Matricei de generare a valorii, trebuie să desfășoare un ciclu semestrial excepțional. În caz contrar, managerul de portofoliu este autorizat să decidă cum să răspundă la aceste elemente. Managerul de portofoliu poate primi ajutor din partea managerilor de program sau a celor de proiect pentru a pregăti răspunsurile.

Această activitate va urmări procesele și politicile organizaționale documentate în Descrierea portofoliului.

Tradus de Cristina Denissa DUMITRESCU