Вступление

P5.express — минималистичная и практичная система управления портфелями программ и проектов. Она помогает организациям наилучшим образом использовать доступные ресурсы, фокусируясь на наиболее ценном, но сбалансированном наборе программ и проектов. Она также помогает снизить количество конфликтов и доработок, вовлекая всю организацию и предотвращая исполнение программ и проектов с плохой координацией и разобщённостью.

Как и все остальные системы семейства OMIMO (Открытые минималистичные модули), она модульная, что означает, что вы можете применять её в любой конфигурации, не ограничиваясь программами и проектами, использующими системы семейства OMIMO; например, ваш проект может использовать P3.express, micro.P3.express, DSDM^®, Scrum, PRINCE2^® или любую другую систему, не создавая проблем для P5.express.

P5.express может быть внедрена в большинстве организаций независимо от типа реализуемых ими проектов или того, реализуют ли они проекты для себя или внешних заказчиков.

P5.express может быть внедрена до или после внедрения структурированных систем управления программами или проектами. Во многих организациях её внедрение имеет более высокий приоритет, чем управление программами или проектами.

Как правило, лучше всего иметь одну систему управления портфелями в организации, и P5.express создана для такой конфигурации. Некоторые большие организации, у которых есть выделенные проектные подразделения, каждое из которых способно реализовывать специфичный вид проектов, но не способно или не предназначено для реализации остальных видов, могут получить выгоды от выстраивания иерархии портфелей. Для такого типа организаций P5.express может быть использована на низшем уровне иерархии портфелей для работы с программами и проектами совместно с отдельной системой управления портфелями портфелей. OMIMO не предусматривает систему для последнего. В любом случае иерархичные портфели оптимизированы не так, как отдельные портфели, и поэтому их следует избегать, если только они действительно не необходимы.

Все программы и все проекты, не входящие в программы («выделенные проекты» в OMIMO), должны без исключения реализовываться в системе управления портфелями. В дополнение к оптимизации и балансировке это позволяет избежать конфликтов. Невыделенные проекты должны реализовываться в своих программах, а не напрямую в системе управления портфелями.

Процесс

Диаграмма P5.express демонстрирует процесс. Каждый узел на диаграмме представляет собой управленческую активность (шаг), и вы можете прочитать о каждой из них, щёлкнув по узлу в онлайн-руководстве или открыв соответствующий раздел в загруженной версии. Обратите внимание, что это справочное руководство, а не учебное пособие.

Управленческие активности (шаги) подразделяются на три цикла:

• Шестимесячный цикл: Проводится каждые 6 месяцев или всякий раз, когда необходимо принять важное решение для уточнения стратегии создания ценности.
• Ежемесячный цикл: Проводится каждый месяц для мониторинга портфеля и постоянного улучшения работы системы управления портфелем.
• Ежедневный цикл: Выполняется непрерывно (это может быть любой день, но не обязательно каждый день) для реализации стратегии создания ценности.

Организации, работающие с крупными проектами, которые исполняются длительное время, могут заменить шестимесячный цикл на ежегодный.

Обратите внимание, что проекты и программы временные — у них есть начало и конец. Портфели же непрерывны и не имеют определённого начала или конца. Когда вы начинаете управлять портфелем структурированно, это скорее внедрение процесса, а не его часть. Вот почему в P5.express вы не видите ни начала, ни конца.

Роли

В P5.express есть две роли:

• Член комитета управления портфелем
• Менеджер портфеля

Комитет управления портфелем

Комитет управления портфелем — это разнообразная группа менеджеров высшего звена в организации, которые работают сообща и принимают все важные решения о программах и отдельных проектах интегрированным, целостным образом.

Состав:

• Члены комитета: Все руководители отделов (руководящий состав) в организации или их эквиваленты должны быть основными членами комитета. Они могут иметь равные или неравные голоса. Некоторые члены комитета могут обладать правом вето, но лучше по возможности избегать этого, чтобы улучшить сотрудничество.
• Доверенные лица: У каждого члена комитета может быть доверенное лицо, которое будет представлять его на рабочих встречах в случае отсутствия, а также курировать некоторые связанные с ними программы и проекты. Независимо от присутствия члена комитета, доверенное лицо должно посещать все рабочие встречи, чтобы быть в курсе стратегий. Доверенные лица должны быть уполномочены принимать решения от имени членов комитета в их отсутствие.

В каждой программе или отдельном проекте должен быть один человек, ответственный за её обоснование, информирование о решениях высокого уровня, финансирование и обеспечение ресурсами. Этот человек упоминается здесь как «спонсор», но у него может быть любая должность. В случае Scrum и производных от него систем функцию спонсора в некоторой степени может выполнять «владелец продукта». В качестве альтернативы в такие проекты можно добавить отдельную роль спонсора.

Спонсоры всех программ и отдельных проектов должны быть выбраны из комитета портфеля. Спонсор — единственный, кто связывает решения высокого уровня со своим проектом или программой.

Менеджер портфеля

Роль менеджера портфеля заключается в основном в фасилитации и коучинге, но у него также есть порог принятия решений, используемый в ежемесячном и ежедневном циклах, чтобы сделать процесс более быстрым и плавным. Комитет управления портфелем принимает все важные решения, и полномочия принятия решений менеджера портфеля должны использоваться для интерпретации решений комитета, а не для отражения личного мнения. Менеджер портфеля не должен принимать непосредственного участия в какой-либо программе или проекте, чтобы избежать конфликта интересов.

В крупных организациях у менеджера портфеля может быть несколько сотрудников, которые помогают ему в работе.

В каждой программе или отдельном проекте должен быть один человек, отвечающий за управление, координацию и оценку. Этот человек упоминается здесь как «менеджер программы» или «менеджер проекта», но его должность может называться иначе. В случае Scrum и производных от него систем этой функции может соответствовать роль «Scrum-мастер».

Менеджер портфеля взаимодействует с менеджерами программ и проектов по разным вопросам. Однако менеджеру портфеля не следует доводить до них какие-либо решения напрямую, а лучше предоставить коммуникацию решений спонсорам программы или проекта.

Менеджеры портфеля должны избегать микроменеджмента и следить за тем, чтобы члены комитета управления портфелем также не занимались микроменеджментом, особенно в качестве спонсоров программ или проектов.

При наличии единой системы управления портфелем менеджер портфеля подотчётен руководителю организации. При наличии иерархии портфелей менеджер портфеля подотчётен менеджеру портфеля вышестоящего уровня.

Документы

Ниже приведены документы, используемые в P5.express по умолчанию:

• Резюме портфеля
• Матрица создания ценности
• Общий реестр последующих действий
• Общий реестр здоровья
• Бизнес-кейсы

Помните, что не следует собирать данные, которые вам не нужны, а документы должны быть простыми и содержательными. Вам также не обязательно использовать сложное программное обеспечение — начните с простых инструментов и переходите к более сложным, только если у вас есть на это веские причины.

Ниже приводится краткое описание каждого документа.

Резюме портфеля

Резюме портфеля — это живой документ, который содержит следующую ключевую информацию:

• Стратегия, миссия, видение организации и т. д.
• Порог принятия решений менеджера портфеля (в точной или приблизительной форме)
• Члены комитета управления портфелем и их право голоса
• Метод голосования и его подсчёта
• Процессы и политики организации, влияющие на портфельное управление
• Единицы измерения инвестиций и выгод

Резюме портфеля сперва создаётся при внедрении P5.express, а затем может быть обновлено на шаге X2.

Матрица создания ценности

В Матрице создания ценности перечислены программы и отдельные проекты, а также информация о них. Она повышает наглядность и прозрачность за счёт чёткого описания стратегии организации по созданию ценности.

Обязательные поля в матрице: наименование, спонсор, статус, прогресс, инвестиции, выгоды, ценность, категории ценности.

Матрица может быть реализована в виде таблицы или с помощью специализированного инструмента. Доступен пример матрицы в виде таблицы, которая показывает, как она изменяется при выполнении шага X2.

Общий реестр последующих действий

Общий реестр последующих действий — это список рисков, проблем, запросов на изменения, планов по улучшению и извлечённых уроков, которые влияют на несколько программ или проектов. Чтобы избежать ошибок, такие элементы не должны повторяться в локальных реестрах программ и проектов, а их менеджеры должны использовать общий реестр наряду со своими локальными реестрами. Все программы и проекты в портфеле должны иметь такие локальные реестры.

У каждого элемента в общем реестре последующих действий должен быть свой ответственный. Каждый ответственный должен быть одним из членов комитета управления портфелем или менеджером программ или проектов.

Общий реестр здоровья

В общем реестре здоровья хранятся результаты оценки удовлетворённости заинтересованных сторон портфеля (членов комитета управления портфелем, менеджеров программ и отдельных проектов).

Бизнес-кейсы

Для каждой программы или отдельного проекта в рамках управления портфелем должен быть создан Бизнес-кейс, описывающий его цель и обоснование и включающий следующие основные элементы:

• Почему именно эта программа/проект?
• Альтернативные варианты
• Высокоуровневые требования
• Ожидаемые выгоды (включая положительные и отрицательные последствия)
• Метод оценки выгод
• Предполагаемые инвестиции (время, стоимость и т. д.)
• Стратегия реализации (своими силами, аутсорс и т. д.)
• Основные риски

Примерного Бизнес-кейса обычно достаточно для определения приоритетности программы или проекта в портфеле, но при необходимости спонсор программы или проекта может запустить их инициацию (сформировать команду для разработки высокоуровневого плана без его выполнения) и использовать полученную информацию для создания более точного Бизнес-кейса.

Адаптация

Как и в случае с другими минималистичными системами, лучше не адаптировать P5.express заранее. Вместо этого вам следует внедрить и использовать её, как описано в руководстве, а затем постепенно настраивать на шаге Y3 — только в ответ на обратную связь, полученную от контекста вашей среды, и путём осторожных проб и ошибок.

История

Черновой вариант первой редакции P5.express был опубликован для ограниченного ознакомления в ноябре 2023 года, за ним последовал публичный черновик в январе 2024 года, а финальная версия была опубликована в июле 2024 года.

Переведено: Александр Рябцев, Алексей Сокол, Алена Тян, Андрей Ряднов, Антон Кикоть, Валерия Ильенкова, Дмитрий Ильенков, Екатерина Сметанина, Игорь Дмитриев, Михаил Селезнев, Редактор: Вадим Скворцов