Y2 - Оценить текущие программы и проекты

Шаг (одна управленческая активность) в этом цикле выполняется один раз в месяц с целью постоянного совершенствования работы системы управления портфелем.

Что

Измерять исполнение текущих программ и проектов, обновлять оценки ожидаемых выгод.

Зачем

В ходе выполнения программ и проектов мы получаем о них больше информации — и можем дать более реалистичную оценку их ценности. Это может привести к прекращению программ и проектов, которые утратили своё абсолютное обоснование, или к приостановке тех, чья относительная ценность значительно снизилась. Оба действия помогают эффективнее использовать ресурсы и возможности.

С другой стороны, оценка может показать, что программа или проект стали ещё важнее, чем прежде, и поэтому требуют большей поддержки и более высокого приоритета в организации.

Кто

Оценку исполнения программ и проектов выполняет их руководитель под наблюдением и при поддержке менеджера портфеля. Обновление оценки ожидаемых выгод выполняет спонсор программы или проекта под наблюдением и при поддержке менеджера портфеля.

Как

Этот шаг связан с циклическими активностями по оценке в рамках управления программами и проектами (например, шаг C01 руководства P3.express). Если такая активность не предусмотрена в используемых системах управления программами и проектами, её следует добавить.

Обычно оцениваются следующие показатели:

Общий прогресс (в процентах)
Прогноз объёмов инвестиций, необходимых для завершения программы или проекта (например, время и затраты)

Менеджер портфеля обеспечивает корректность оценок исполнения программ и проектов. Он также взаимодействует со спонсорами программ и проектов для обновления оценок ожидаемых выгод (например, шаг B03 руководства P3.express). Все данные должны быть внесены в Матрицу создания ценности.

Менеджер портфеля должен избегать сбора ненужных данных и вместо этого сосредоточиться на данных, которые служат чёткой цели и делают систему простой и целенаправленной.

После обновления оценок прогнозируемых инвестиций и ожидаемых выгод менеджер портфеля может обновить оценку ожидаемой ценности:

Ценность = выгода ÷ инвестиции

На основании этой оценки программа или проект, утративший абсолютное обоснование или резко снизивший относительную оценку, может быть прекращён или приостановлен. Если менеджер портфеля и спонсор согласны с таким решением в соответствии с Матрицей создания ценности, то они принимают окончательное решение именно в рамках этого шага. В противном случае менеджер портфеля должен запустить специальный шестимесячный цикл для исключения программы или проекта.

На этом шаге спонсор может обновить Бизнес-кейс своей программы или проекта, получив подтверждение менеджера портфеля.

Переведено: Александр Рябцев, Алексей Сокол, Алена Тян, Андрей Ряднов, Антон Кикоть, Валерия Ильенкова, Дмитрий Ильенков, Екатерина Сметанина, Игорь Дмитриев, Михаил Селезнев, Редактор: Вадим Скворцов