Вступ

P5.express - це мінімалістична, практична система управління портфелями програм і проєктів. Допомагає організаціям якнайкраще використовувати наявні ресурси, зосереджуючись на найбільш цінному, та водночас, збалансованому наборі програм і проєктів. Система допомагає зменшити кількість конфліктів і переробок, залучаючи всю організацію і запобігаючи виконанню програм і проєктів ізольовано та без належної координації.

Як і всі інші системи сімейства OMIMO (Open Minimalist Modules), це модульна система, що означає, що ви можете використовувати її в будь-якому середовищі, не обмежуючись лише програмами або проєктами, які використовують системи OMIMO; наприклад, ваші проєкти можуть виконуватись з використанням P3.express, micro.P3.express, DSDM^®, Scrum, PRINCE2^® або будь-якої іншої системи, не створюючи проблем для P5.express.

P5.express може бути впроваджена у більшості організацій незалежно від типу проєктів, які вони мають, а також незалежно від того чи виконують вони проєкти для себе чи для зовнішніх замовників.

P5.express можна впроваджувати до або після впровадження структурованих систем управління програмами або проєктами. У багатьох організаціях її впровадження матиме вищий пріоритет, ніж управління програмами чи проєктами.

Зазвичай, оптимально мати одну систему управління портфелем на організацію, і P5.express розроблено саме для одинарної структури. Деякі великі організації, в яких різні підрозділи здійснюють проєктну діяльність, і кожен з яких здатен виконувати певний тип проєктів, але не здатен або неоптимізований для виконання решти, можуть отримати вигоду від ієрархії портфоліо. Для таких організацій P5.express можна використовувати на найнижчому рівні ієрархії портфелів для роботи з програмами та проєктами, разом з окремою системою управління портфелями портфелів. OMIMO не надає систему для останнього. У будь-якому випадку, ієрархічні портфелі не настільки оптимізовані як одинарні, і тому їх слід уникати, якщо тільки вони не є дійсно необхідними.

Всі програми і всі проєкти які не належать до програм (в OMIMO вони називаються “самостійними проєктами”), без винятків повинні управлятись в рамках системи управління портфелем. Додатково до оптимізації та балансування, це допомагає уникнути конфліктів. Проєкти, які не є самостійними, повинні управлятись в їхніх програмах, а не безпосередньо в системі управління портфелем.

Процес

Діаграма P5.express ілюструє весь процес. Кожен вузол на діаграмі - це управлінська діяльність, і ви можете прочитати про кожну з них, натиснувши на вузол в онлайн-посібнику або відкривши відповідний розділ у завантаженій версії. Зверніть увагу, що це довідковий посібник, а не навчальний ресурс.

Управлінська діяльність поділяється на три цикли:

• Піврічний цикл: Виконується що 6 місяців або коли необхідно прийняти важливе рішення для уточнення стратегії створення цінності.
• Щомісячний цикл: Виконується щомісяця для моніторингу портфеля та постійного покращення роботи системи управління портфелем.
• Щоденний цикл: Виконується безперервно (це може бути будь-який день, але не обов’язково кожен день) для реалізації стратегії створення цінності.

Організації, які працюють з великими проєктами, що тривають довгий час, можуть замінити Піврічний цикл на річний.

Зауважте, що проєкти та програми є тимчасовими, мають початок і кінець, тоді як портфелі є безперервними, не мають чіткого початку і кінця. Ви починаєте свій шлях структурованого управління портфелем у певний момент, але цей початок є реалізацією процесу, а не частиною самого процесу. Ось чому в P5.express ви не бачите ні початку, ні кінця.

Ролі

У P5.express є дві ролі:

• Член ради портфеля
• Менеджер портфеля

Рада портфеля

Рада портфеля - це різноманітна група менеджерів високого рівня в організації, які працюють разом і ухвалюють всі важливі рішення щодо програм та самостійних проєктів в інтегрований, цілісний спосіб.

Склад:

• Основні члени: Усі керівники департаментів(виконавчі менеджери) організації або їхні еквіваленти повинні бути основними членами ради портфеля. Вони можуть мати рівні або нерівні голоси. Деякі основні члени можуть мати право вето, але якщо це можливо, для покращення співпраці краще уникати цього.
• Довірені особи: Основні члени можуть мати довірену особу, яка представлятиме їх на робочих зустрічах, коли вони не можуть бути присутніми, а також спонсоруватиме деякі пов’язані з ними програми та проєкти. Незалежно від присутності основного члена, довірена особа повинна відвідувати всі робочі зустрічі, щоб бути в курсі стратегій. Довірені особи мають бути уповноважені ухвалювати рішення від імені основних членів за їхньої відсутності.

У кожній програмі або самостійному проєкті має бути єдина особа, відповідальна за його обґрунтування, донесення високорівневих рішень, фінансування та забезпечення ресурсами. Ця особа називається “спонсором”, але вона може мати будь-яку посаду. У випадку використання Scrum фреймворку та похідних систем, стандартна роль “Власника Продукту” може певною мірою задовольняти функцію спонсора. Як альтернатива, в таких проєктах може бути додана окрема роль спонсора.

Спонсори всіх програм та самостійних проєктів мають бути обрані з Ради портфеля. Спонсор кожної програми чи проєкту є єдиною особою, яка доносить високорівневі рішення щодо своїх проєктів чи програм.

Менеджер Портфеля

Роль менеджера портфеля полягає насамперед у фасилітації та коучингу, але вона також має поріг прийняття рішень, який використовується в щомісячному та щоденному циклах, щоб зробити процес швидшим і безперешкодним. Всі важливі рішення ухвалює рада портфеля, а повноваження менеджера портфеля повинні використовуватися для інтерпретації рішень ради, а не для відображення особистої думки. Менеджер портфеля не повинна мати безпосередню роль в жодній програмі чи проєкті, щоб уникнути конфлікту інтересів.

У великих організаціях може бути декілька співробітників, які допомагають менеджеру портфеля.

Кожна програма або самостійний проєкт повинні мати єдину особу, яка представлятиме питання управління, координації та оцінки. Ця особа, тут і надалі називатиметься “менеджер програми” або “менеджер проєкту”, але вони можуть мати будь-яку посаду. У випадку використання Scrum фреймворку та похідних систем цю функцію може виконувати стандартна роль “Скрам Майстер”.

Менеджер портфеля підтримує контакт з менеджерами програм та проєктів з різних причин. Однак менеджеру портфеля бажано уникати прямого формування будь-яких рішень, а радше давати можливість рішенням проходити через спонсорів програми або проєкту.

Менеджер портфеля має уникати мікроменеджменту і стежити за тим, щоб члени ради портфеля також не займалися мікроменеджментом, особливо якщо вони є спонсорами програм або проєктів.

Коли існує єдина система управління портфелем, менеджер портфеля підпорядковується керівнику організації. Коли існує ієрархія портфелів, менеджер портфеля підпорядковується менеджеру портфеля вищого рівня.

Документи

Нижче наведено базові документи у P5.express:

• Опис Портфеля
• Матриця створення цінності
• Глобальний реєстр подальших дій
• Глобальний реєстр стану проєктів та програм
• Бізнес-кейси

Пам’ятайте, що не варто збирати дані, які вам не потрібні, а документи мають бути простими та цільовими. Також не варто використовувати складне програмне забезпечення - почніть з простих інструментів і переходьте на більш витончені, тільки якщо у вас є на те вагомі підстави.

Нижче наведено короткий опис кожного документа.

Опис Портфеля

Опис Портфеля- це динамічний текст, який містить наступну ключову інформацію:

• Організаційна стратегія , місія, бачення тощо.
• Поріг ухвалення рішень менеджером портфеля (у точній або приблизній формі)
• Члени Ради портфеля та їхні права голосу
• Метод голосування та його підрахунок
• Організаційні процеси та політики, що впливають на управління портфелем
• Одиниця виміру інвестицій та вигод

Опис Портфеля первинно створюється при впровадженні P5.express, а потім його можна оновити в діяльності X2.

Матриця створення цінності

Матриця створення цінності містить перелік програм та самостійних проєктів на одній вісі та інформацію про них на іншій. Матриця підвищує видимість і прозорість, чітко описуючи стратегію організації щодо створення цінності.

Обов’язковими полями в матриці є: назва, спонсор, статус, прогрес, інвестиції, вигоди, цінність, категорії цінності.

Матриця може бути реалізована в електронній таблиці або за допомогою спеціалізованого інструменту. Доступний приклад матриці у вигляді електронної таблиці, який показує, як вона змінюється під час активності X2.

Глобальний реєстр подальших дій

Глобальний реєстр подальших дій - це перелік ризиків, проблем, запитів на зміни, планів покращення та винесених уроків, які впливають на декілька програм або проєктів. Задля уникнення помилок, такі позиції не повинні повторюватися в локальних реєстрах програм і проєктів, а навпаки, їхні менеджери мають використовувати глобальний реєстр разом з локальними реєстрами. Локальні реєстри повинні бути у всіх програмах і проєктах портфеля.

Кожна позиція в Глобальному реєстрі подальших дій повинна мати наглядача. Кожен наглядач має бути одним із членів ради портфеля, менеджером програми або менеджером проєкту.

Глобальний реєстр стану проєктів та програм

У Глобальному реєстрі стану проєктів та програм зберігаються результати оцінки задоволеності стейкхолдерів портфеля (членів ради портфеля, менеджерів програм та менеджерів самостійних проєктів).

Бізнес-кейси

Кожна програма або самостійний проєкт повинен мати бізнес-кейс, створений на рівні управління портфелем, який описує його мету та обґрунтування з наступними основними елементами:

• Чому виникла ця програма/проєкт?
• Альтернативні варіанти
• Вимоги високого рівня
• Очікувані вигоди (включаючи позитивні та негативні наслідки)
• Метод вимірювання вигод
• Оцінка інвестицій (час, вартість тощо)
• Стратегія виконання (внутрішні ресурси, аутсорсинг тощо)
• Основні ризики

Чорнового варіанту бізнес кейсу зазвичай достатньо для визначення пріоритетності програми або проєкту в портфелі, але за необхідності спонсор програми або проєкту може ініціювати його (сформувати команду для створення плану високого рівня, не виконуючи його) і використати цю інформацію для створення більш досконалого бізнес кейсу.

Адаптація

Як і у випадку з іншими мінімалістичними системами, краще не адаптовувати P5.express заздалегідь. Замість цього, варто впровадити і використовувати її як описано в посібнику, а потім налаштовувати поступово в діяльності Y3 і тільки у відповідь на зворотній зв’язок від середовища впровадження, і шляхом виважених експериментів і аналізу помилок.

Історія

Закрита чернова версія першого видання P5.express була опублікована у листопаді 2023 року, потім її публічна версія - у січні 2024 року, а фінальна версія - у липні 2024 року.

Переклад: Максим Вишнівецький, Олена Мірошніченко, Світлана Чайка, Валентин Осипенко