X1 - Оцінити створену цінність

Що

Ця діяльність вимірює та реєструє фактичні вигоди, отримані від поточних і закритих програм та самостійних проєктів.

Чому

Вигоди - це вимірювані покращення, які є бажаними для організації. У цьому сенсі вигоди є “суб’єктивними”, тобто те, що вважається вигодою для однієї організації, може не бути такою для іншої. Тому вигоди необхідно оцінювати цілісним способом - добре розуміючи організацію, на високому рівні управління, наприклад, на рівні управління портфелем.

Ми повинні здійснювати цю діяльність з наступних причин:

• Нагадати всім про те, що програми та проєкти виконуються для створення цінності, і це слід враховувати під час їхньої реалізації.
• Допомогти нам краще розуміти наше середовище і зробити майбутні програми та проєкти в Матриці створення цінності більш реалістичними.
• Допомогти нам знайти шляхи збільшення вигод через спеціальні (ad hoc) завдання або структуровані зміни (програми і проєкти).

Пам’ятайте, цілком природно мати кілька програм і проєктів, які не створюють очікуваної від них цінності. Якщо всі вони виконуються за планом, ви, ймовірно, втрачаєте можливості будучи занадто консервативними. Особливо це стосується внутрішніх проєктів.

Хто

Ця діяльність здійснюється спонсором кожної програми або проєкту під контролем менеджера портфеля.

Як

Таке оцінювання починається для кожної програми або самостійного проєкту після його завершення або під час їхнього виконання, як тільки вони починають приносити вигоди. Періодичне оцінювання продовжуватиметься доки існує помітна потенційна або фактична вигода (зазвичай, принаймні протягом кількох років). Результати вимірювання зберігаються в Матриці створення цінності. Вимірювання повинно включати очікувані та неочікувані вигоди за всіма категоріями цінності в матриці.

Ваші системи управління програмами та проєктами можуть мати заходи еквівалентні цій діяльності і формувати спільне завдання (наприклад, G01 в P3.express). Однак, коли декілька програм або проєктів виконувалися на одному або декількох пов’язаних продуктах які впливають на продуктивність одне одного, то найкраще оцінювати отримані вигоди разом в інтегрований спосіб.

Повинна бути одна і лише одна одиниця виміру інвестицій та вигод для всіх програм і проєктів у портфелі, щоб їх можна було порівнювати. За наявності декількох джерел цінності їх необхідно конвертувати в єдину одиницю виміру та об’єднати. Це може бути грошова сума, скоригована на вартість грошей у певний час, грами золота, кількість врятованих життів тощо. Коли такі об’єктивні вимірювання не є прикладними або можливими, можна використовувати абстрактні, відносні, напів суб’єктивні одиниці, а також методи вимірювання та оцінки засновані на голосуванні (подібно до Planning Poker^®).

Зауважте, що коли об’єктивне вимірювання є можливим і обґрунтованим, воно є кращим варіантом через його вищу достовірність. Однак, коли об’єктивне вимірювання не є прикладним, його нав’язування буде шкідливим з багатьох причин, зокрема через те, що його достовірність буде нижчою, ніж у добре сформованого суб’єктивного вимірювання.

Вигоди від деяких програм і проєктів є не одноразовими, а напівпостійними. Вони можуть бути конвертованими в одноразові, якщо врахувати заздалегідь узгоджений часовий проміжок.

Переконайтеся, що ви не рахуєте вигоди подвійно. Якщо декілька програм і проєктів дають змогу отримати вигоду, то її слід розділити між ними відповідно до їхнього внеску.

Враховуйте наступні часові мітки для програми або проєкту:

• T0: час початку
• T1: час завершення
• T2: час, коли вимірюється вигода

Всі вимірювання це порівняння. Вимірювання вигод не повинно бути порівнянням між T2 і T0, оскільки багато інших факторів могли змінитися за цей період. Натомість, вигоди в момент T2 в реальному світі слід порівнювати з вигодами в момент T2 в гіпотетичному світі, в якому програма або проєкт не відбулися б.

Коли вигоди виміряні, їхню цінність можна розрахувати наступним чином:

Цінність = вигода ÷ інвестиції

Бізнес-кейс кожної програми чи проєкту допомагає оцінити його вигоди. Однак спонсори не повинні обмежуватися механічною оцінкою на основі бізнес-плану.

Переклад: Максим Вишнівецький, Олена Мірошніченко, Світлана Чайка, Валентин Осипенко