Z1 - Управляти подальшими діями

Що

У цій діяльності ми постійно управляємо глобальними подальшими діями (ризиками, проблемами, запитами на зміни, планами покращень та вивченими уроками).

Чому

Більшість подальших дій впливають на одну програму або проєкт і управляються на місцевому рівні. Проте існують і глобальні, які впливають на кілька програм і проєктів і потребують інтегрованого, цілісного управління на рівні управління портфелем, щоб бути ефективнішими.

Хто

Менеджер портфеля є головним фасилітатором у цій діяльності і тісно співпрацює з наглядачами.

Як

Менеджери програм та проєктів можуть самостійно визначати глобальні подальші дії (наприклад, у заході D01 P3.express). У такому випадку вони повинні негайно повідомити про це менеджера портфеля.

Менеджер портфеля повинен постійно відстежувати реєстри рівня програм і проєктів, щоб знайти закономірності, які можуть призвести до ідентифікації глобальних подальших дій.

Коли новий елемент додається до Глобального реєстру подальших дій,

• один з членів ради портфеля, менеджерів програм або проєктів має бути призначений його наглядачем, щоб відслідковувати та оновлювати його статус, а також
• наглядачі мають інформувати менеджерів про всі програми та проєкти, на які може вплинути існування цього елементу.

Менеджер портфеля має підтримувати зв’язок з наглядачами щодо статусу закріплених за ними подальших дій і гарантувати, що всі вони будуть відслідковуватися до моменту закриття.

Коли менеджер портфеля усвідомлює, що одна з таких подальших дій може мати значний вплив на Матрицю створення цінності, то має запустити позаплановий піврічний цикл. В іншому випадку, менеджер портфеля має право вирішувати, як реагувати на ці подальші дії. Менеджер портфеля може отримати допомогу від менеджерів програм та проєктів у розробці заходів реагування.

У цій діяльності слід ретельно дотримуватися відповідних організаційних процесів і політик, задокументованих в Описі портфеля.

Переклад: Максим Вишнівецький, Олена Мірошніченко, Світлана Чайка, Валентин Осипенко