Z2 - Розпочати, зупинити або призупинити програми та проєкти

Що

Ця діяльність дозволяє спонсорам розпочати, зупинити або призупинити свої програми чи самостійні проєкти на основі Матриці створення цінності.

Чому

Щоб забезпечити узгодженість, жодна програма або самостійний проєкт в організації не може бути розпочатий, зупинений або призупинений без дозволу менеджера портфеля. Проєкти які знаходяться в програмах вимагають дозволу системи управління програмою, а не системи управління портфелем.

Хто

У цій діяльності менеджер портфеля та спонсор програми або проєкту працюють разом.

Як

Спонсорам дозволяється ініціювати свої програми та самостійні проєкти (призначити команду для створення плану високого рівня без його виконання), якщо їм необхідно створити точний бізнес-кейс (наприклад, у відповідь на запити на комерційні пропозиції від зовнішніх клієнтів), але вони повинні отримати дозвіл менеджера портфеля перед початком виконання (наприклад, діяльність A08 в P3.express). Вони також повинні запитувати дозвіл перед початком і завершенням процесу закриття програми або проєкту. Під час закриття програми або проєкту менеджер портфеля, серед іншого, буде контролювати належне архівування документів.

Іноді, наприклад, під час надзвичайних ситуацій, відносне обґрунтування програм і проєктів настільки суттєво змінюється, що є сенс призупинити поточну програму або проєкт і почати працювати над чимось іншим. Такі випадки менеджер портфеля і спонсор будуть обговорювати саме у цій діяльності.

Коли настає час ухвалювати рішення в рамках цієї діяльності, менеджеру портфеля разом зі спонсором дозволяється це відповідно до Матриці створення цінності. Якщо попередніх рішень ради портфеля, відображених у матриці, недостатньо для ухвалення рішення, або якщо менеджер портфеля і спонсор не можуть дійти згоди, менеджеру портфеля необхідно запустити позаплановий піврічний цикл.

Менеджеру портфеля необхідно контролювати щоб спонсори не починали занадто багато програм і проєктів паралельно і завершували поточні, перш ніж розпочати наступні в матриці.

Незначні зміни в організації найкраще впроваджувати за допомогою спеціальних (ad hoc) завдань. Однак менеджеру портфеля необхідно контролювати, що кількість таких завдань є виправданою і вони не підміняють собою структуровані зміни (програми та проєкти).

У цій діяльності слід ретельно дотримуватися організаційних процесів і політик, пов’язаних із тим, щоб розпочати і зупиняти програми і проєкти, як це задокументовано в Описі портфеля.

Переклад: Максим Вишнівецький, Олена Мірошніченко, Світлана Чайка, Валентин Осипенко