Y3 - خطِّط للتحسينات

ماذا

في هذا النشاط، سنخطط لإجراء التحسينات بناءً على تقييم البرامج والمشاريع ورضا أصحاب المصلحة.

لماذا

هناك دائمًا مجال للتحسين، وهذه هي محاولتنا لتحسين نظام إدارة محفظتنا بشكل مستمر. وتركز هذه التحسينات بشكل أساسي على كيفية عملنا في نظام إدارة المحفظة، كما أنها ستكون الأساس للتصميم التدريجي للنظام.

بالإضافة إلى الغرض الأساسي من هذه التحسينات، فعندما يتم تنفيذها بشكل صحيح وبمشاركة مدراء البرامج والمشاريع، فإنها ستخلق المزيد من القبول، ونتيجة لذلك، يمكن أن تزيد من فرص النجاح.

مَن

يقوم مدير المحفظة بتيسير ورشة عمل لجميع مدراء البرامج والمشاريع لتبادل الأفكار والتخطيط لإجراء التحسينات. ويمكن بشكل اختياري عقد ورشة عمل مماثلة مع أعضاء مجلس إدارة المحفظة، إما في كل حلقة أو مرة واحدة كل بضع حلقات.

كيف

من الأفضل التخطيط للتحسين في ورشة عمل مُيسَّرة. ويمكن لبعض التقنيات مثل تقنية دلفي (Delphi) أن تكون مفيدة في مثل هذه الورش. ويعمل مدير المحفظة بصفته مُيسِّراً ويُتيح للمشاركين التخطيط للتحسينات. يعد التقييم الأخير للبرامج والمشاريع (النشاط Y2)، المُخزَّن في مصفوفة تحقيق المنافع، وتقييم رضا أصحاب المصلحة (النشاط Y1)، المُخزَّن في سجل التقييم الشامل، المصدرين الأساسيين للإلهام عند التخطيط لإجراء التحسينات. ويمكن أيضًا استخدام سجل المتابعة الشامل باعتباره مصدراً ثانويّاً للإلهام.

يجب على مدير المحفظة دائمًا أن يأخذ في الاعتبار الموضوعات التالية أيضًا:

• كيف يمكننا تحسين قدرات الأشخاص من خلال التدريب والتوجيه، إلخ؟
• كيف يمكننا خلق بيئة عمل أكثر متعة للجميع؟

ستتم إضافة التحسينات المُخطَّط لها إلى سجل المتابعة الشامل، وسيتم تعيين وصِيّ (عادةً ما يكون أحد مدراء البرامج أو المشاريع، ولكن في بعض الأحيان يكون أحد أعضاء مجلس إدارة المحفظة) لكل من هذه التحسينات لمتابعة الإجراءات وتقديم التقارير.

تُرجم بواسطة أحمد عسيري، يوسف داهم، محمد عبد اللطيف الشريف، ضاهر سيف الدين، أبا يزيد السمّاني