Y3 - Verbesserungen planen

Diese Managementaktivität gehört zum monatlichen Zyklus. Die Aktivitäten in diesem Zyklus helfen, das Portfoliomanagementsystem kontinuierlich zu verbessern.

Was

In dieser Aktivität planen wir Verbesserungen auf Basis der Bewertung von Programmen und Projekten sowie der Zufriedenheit der Stakeholder.

Warum

Es gibt immer Raum für Verbesserungen – und dies ist unser Ansatz, das Portfoliomanagementsystem kontinuierlich zu optimieren. Diese Verbesserungen betreffen hauptsächlich die Art und Weise, wie wir im Portfoliomanagementsystem arbeiten, und bilden die Grundlage für die schrittweise Anpassung des Systems.

Neben diesem Hauptzweck kann die Aktivität – sofern sie richtig durchgeführt und unter Einbeziehung von Programm- und Projektmanagern organisiert wird – die Akzeptanz erhöhen und damit die Erfolgschancen steigern.

Wer

Der Portfoliomanager moderiert einen Workshop mit allen Programm- und Projektmanagern, um gemeinsam Ideen zu sammeln und Verbesserungen zu planen. Optional kann ein ähnlicher Workshop auch mit den Mitgliedern des Portfolio-Vorstands durchgeführt werden – entweder in jedem Zyklus oder in größeren Abständen.

Wie

Am besten werden Verbesserungen in einem moderierten Workshop geplant.

Techniken wie die Delphi können in solchen Workshops hilfreich sein. Der Portfoliomanager agiert als Moderator und ermöglicht den Teilnehmenden, die Verbesserungen selbst zu planen.

Die jüngste Bewertung der Programme und Projekte (Aktivität Y2), die in der Wertschöpfungsmatrix gespeichert ist, sowie die Bewertung der Stakeholder-Zufriedenheit (Aktivität Y1), die im globalen Gesundheitsregister gespeichert ist, sind die wichtigsten Inspirationsquellen für die Planung von Verbesserungen. Das globale Nachfolgeregister kann ebenfalls als sekundäre Inspirationsquelle genutzt werden.

Der Portfoliomanager sollte stets auch die folgenden Fragen berücksichtigen:

Wie können wir die Fähigkeiten der Menschen durch Schulungen, Coaching usw. verbessern?
Wie können wir ein angenehmeres Arbeitsumfeld für alle schaffen?

Geplante Verbesserungen werden in das globale Nachfolgeregister eingetragen, und für jede Verbesserung wird ein Verantwortlicher festgelegt (normalerweise einer der Programm- oder Projektmanager, manchmal auch ein Mitglied des Portfolio-Vorstands), der die Umsetzung nachverfolgt und darüber berichtet.

Übersetzt von Bernhard Trostl