Y1 - Evaluar la satisfacción de las partes interesadas del portafolio

Esta actividad de gestión pertenece al ciclo mensual. Las actividades de este ciclo ayudan a mejorar continuamente el sistema de gestión de portafolios.

Qué

Esta actividad evalúa la satisfacción de los miembros de la junta directiva del portafolio y de los gestores de programas y proyectos independientes.

Por qué

Queremos descubrir la insatisfacción y problemas similares lo antes posible y solucionarlos antes de que se acumulen y perjudiquen a los programas y proyectos.

Quién

Es responsabilidad del gestor del portafolio evaluar la satisfacción de las partes interesadas del portafolio.

Cómo

Las preguntas de la encuesta de evaluación deben diseñarse para abordar las necesidades y preocupaciones de la organización y de su personal, por lo que pueden cambiar con el paso del tiempo. A continuación se ofrece un ejemplo de preguntas para los miembros de la junta directiva del portafolio:

En tu opinión, ¿tienen todos los miembros de la junta directiva del portafolio la oportunidad de ser escuchados y comprendidos correctamente?
¿Estás contento con la forma en que se imparten los talleres?
¿Estás satisfecho con cómo se tienen en cuenta las necesidades y expectativas de tu departamento en el sistema de gestión de portafolios?
Etc.

A continuación se ofrece un ejemplo de preguntas para los gestores de programa y de proyecto:

¿Estás contento con la relación con tu patrocinador?
¿La estrategia de la organización y su portafolio actual son claros y significativos para ti?
En tu opinión, ¿tu programa o proyecto tiene un impacto positivo en la organización?
Etc.

Es una buena idea añadir una pregunta abierta al final de todas las encuestas, en la que se pregunte a la audiencia cómo creen que el sistema de gestión de portafolios puede ayudarles más en su trabajo.

Suele ser una buena idea realizar estas evaluaciones de forma anónima para que la gente pueda expresar sus opiniones más cómodamente.

Los resultados de las evaluaciones deben almacenarse en el registro de salud global y se utilizarán en la actividad Y3 para planificar mejoras.

El gestor del portafolio también debe asegurarse de que los programas y proyectos evalúan continuamente la satisfacción de los miembros de su equipo y prestan atención a su bienestar.

Traducido por: Ángel Águeda, Glòria Segura, Juan Manuel Domínguez