X - Ciclo semestral
Y - Ciclo mensual
Y1 - Evaluar la satisfacción de las partes interesadas del portafolio
Z - Ciclo diario
Y3 - Planificar mejoras
Esta actividad de gestión pertenece al ciclo mensual. Las actividades de este ciclo ayudan a mejorar continuamente el sistema de gestión de portafolios.
Qué
En esta actividad planificaremos mejoras basadas en la evaluación de programas y proyectos y en la satisfacción de las partes interesadas.
Por qué
Siempre se puede mejorar, y éste es nuestro intento de mejorar continuamente nuestro sistema de gestión de portafolios. Estas mejoras se refieren principalmente a cómo trabajamos en el sistema de gestión de portafolios y serán la base de la adaptación gradual del sistema.
Además de su finalidad principal, si se hace correctamente y con la participación de los gestores de programas y proyectos, creará más aceptación y, en consecuencia, puede aumentar las posibilidades de éxito.
Quién
El gestor del portafolio facilita un taller para que todos los gestores de programas y proyectos hagan una tormenta de ideas y planifiquen mejoras. Opcionalmente, puede celebrarse un taller similar con los miembros de la junta directiva del portafolio, en cada ciclo o una vez cada varios ciclos.
Cómo
Lo mejor es planificar las mejoras en un taller facilitado. Técnicas como la Técnica Delphi pueden ser útiles en esos talleres. El gestor del portafolio actúa como facilitador y permite que los participantes planifiquen las mejoras.
La última evaluación de los programas y proyectos (actividad Y2), almacenada en la matriz de generación de valor, y la evaluación de la satisfacción de las partes interesadas (actividad Y1), almacenada en el registro de salud global, son las principales fuentes de inspiración para planificar mejoras. El registro de seguimiento global también puede utilizarse como fuente secundaria de inspiración.
El gestor del portafolio debe tener siempre en cuenta también los siguientes asuntos:
- ¿Cómo podemos mejorar las capacidades de las personas mediante la formación, el entrenamiento, etc.?
- ¿Cómo podemos crear un entorno de trabajo más agradable para todos?
Las mejoras planificadas se añadirán al registro de seguimiento global, y se asignará a cada una de ellas un encargado (normalmente, uno de los gestores del programa o del proyecto, pero a veces uno de los miembros de la junta directiva del portafolio) para que realice el seguimiento e informe al respecto.
Traducido por: Ángel Águeda, Glòria Segura, Juan Manuel Domínguez