همه اعضا از طرح‌ها و پروژه‌هایی که در حال حاضر در حال اجرا هستند یا به زودی آغاز خواهند شد، مطلع می‌شوند. این اطلاع‌رسانی به کاهش تضادها و غافلگیری‌ها کمک می کند و همچنین باعث خلق ایده‌های مفید از سوی طیف وسیعی از مخاطبان می‌شود.
این فعالیت به همه یادآوری می‌کند که طرح‌ها و پروژه‌ها با هدف ایجاد ارزش اجرا می‌شوند و فعالیت‌های آن‌ها نیز باید با اهداف تعریف‌شده هم‌راستا باشد تا به تولید ارزش کمک کند.

مسئول فعالیت

ارتباط متمرکز در سیستم مدیریت پرتفولیو توسط مدیر پرتفولیو انجام می‌شود.

نحوه انجام فعالیت

ارتباط متمرکز اطلاعات زیر را ارسال می‌کند:

کپی ساده‌ای از ماتریس تولید ارزش به همراه یک توضیح مختصر
گزارشی کوتاه از منافع به‌دست‌آمده از طرح‌ها و پروژه‌ها (اگر این اطلاعات در سطح طرح یا پروژه ارائه نشده باشند، مانند فعالیت G03 در P3.express)

این اطلاعات می‌توانند از طریق ایمیل ارسال شوند یا این فعالیت به یک رویداد سازمانی تبدیل گردد که در آن همه اعضا حضور داشته باشند. به این ترتیب، اطلاعات به اشتراک گذاشته می‌شود و می‌توان برخی فعالیت‌های هیجان‌انگیز اضافی برای جشن گرفتن دستاوردها در نظر گرفت تا تجربه‌ای خوشایند برای همه فراهم شود.

اگر تنها تعداد کمی چرخه پسا پروژه و پسا طرح فعال در سازمان وجود داشته باشد، ارتباطات متمرکز آن‌ها (مانند فعالیت G03 در P3.express) می‌تواند در لایه‌های خودشان انجام شوند. در غیر این صورت، معمولاً بهتر است ارتباطات متمرکز در لایه مدیریت پرتفولیو انجام شوند و همه آن‌ها در لایه‌های مختلف با یکدیگر ادغام گردند تا تعداد ارتباطات کاهش یابد و اثربخشی آن‌ها حفظ شود.

مدیر پرتفولیو باید گیرندگان را تشویق کند که نظرات خود را پس از دریافت پیام به اشتراک بگذارند.

به یاد داشته باشید که این ارتباط طیف وسیعی از مخاطبان در سازمان را هدف قرار می دهد. بنابراین، مهم است که آن را ساده، کوتاه و غیر فنی نگه دارید.

ترجمه زینب آقابابایی، وحید آزادمنش، امیر بهروزیان، مهیار پورلک، مهدی دهقانی، الهام ذره پرور شجاع، بهزاد زمانی، حامد شعبانی، حامد طاهری مشهدی، مهدی فیاض زاده، فرشته میرحسینی، عباس مقدسی