Y3 - Planifier des améliorations

Cette activité de gestion appartient au cycle de gestion mensuel. Les activités de ce cycle contribuent à améliorer en permanence le système de gestion du portefeuille.

Quoi

Dans cette activité, nous allons planifier des améliorations en fonction de l’évaluation des programmes et des projets et de la satisfaction des parties prenantes.

Pourquoi

Il y a toujours place à l’amélioration, et c’est notre tentative d’améliorer continuellement notre système de gestion de portefeuille. Ces améliorations concernent principalement la façon dont nous travaillons dans le système de gestion de portefeuille et serviront de base à l’adaptation progressive du système.

Outre son objectif principal, quand une amélioration est réalisée correctement avec la participation des gestionnaires de programme et de projet, elle suscitera davantage d’adhésion et, par conséquent, pourra augmenter les chances de réussite.

Qui

Le gestionnaire de portefeuille anime un séminaire pour tous les gestionnaires de programme et de projet afin de réfléchir et de planifier des améliorations. En option, un séminaire similaire peut être organisé avec les membres du comité de gestion du portefeuille, soit à chaque cycle, soit une fois tous les quelques cycles.

Comment

Il est préférable de planifier des améliorations dans le cadre d’un séminaire animé. Des techniques telles que Delphi peuvent être utiles dans de tels ateliers. Le gestionnaire de portefeuille agit comme un médiateur et permet aux participants de planifier des améliorations.

La dernière évaluation des programmes et projets (activité Y2), gardé dans la matrice de génération de valeur, et l’évaluation de la satisfaction des parties prenantes (activité Y1), inclue dans le registre global d’état de portefeuille, sont les principales sources d’inspiration pour la planification des améliorations. Le registre de suivi global peut également être utilisé comme source d’inspiration secondaire.

Le gestionnaire de portefeuille doit également toujours prendre en compte les sujets suivants :

Comment pouvons-nous améliorer les capacités des cadres grâce à la formation, au coaching, etc.?
Comment pouvons-nous créer un environnement de travail plus agréable pour tous ?

Les améliorations prévues seront ajoutées au registre de suivi global, parallèlement un responsable (normalement, l’un des gestionnaires de programme ou de projet, mais parfois l’un des membres du conseil de portefeuille) sera affecté à chacune d’elles pour assurer le suivi et rapporter.

Traduit par Dr. Daher Sayfeddine