X3 - Komunikowanie się w przygotowany sposób

Co

Ta przygotowana komunikacja informuje wszystkich w organizacji o ostatnio wygenerowanej Wartości i o strategii generowania Wartości w przyszłości.

Dlaczego

Ta przygotowana komunikacja ma wiele zalet, w tym takie, jak:

• Wszyscy w organizacji są na bieżąco informowani o realizowanych obecnie, jak i w najbliższej przyszłości programach i projektach, co zmniejsza konflikty i zaskoczenia oraz generuje przydatne pomysły przez szersze grono osób.
• Przypomina wszystkim, że programy i projekty są realizowane w celu wygenerowania Wartości oraz że ich działania powinny być zgodne ze zdefiniowanymi celami i przyczyniać się do generowania Wartości.

Kto

Komunikacja w systemie zarządzania portfelem jest realizowana przez menedżera portfela.

Jak

W ramach tej komunikacji przesyłane są następujące informacje:

• Uproszczona kopia Macierzy Generowania Wartości wraz z krótkim opisem
• Krótki raport dotyczący korzyści uzyskanych z programów i projektów (o ile nie jest przygotowywany na poziomie programu lub projektu, na przykład w ramach działania G03 w P3.express).

Informacje mogą być przekazywane mailowo lub – alternatywnie – działanie to może być przekształcone w wydarzenie firmowe/organizacyjne z udziałem wszystkich, podczas którego informacje są przekazywane. Dodatkowo do programu takiego wydarzenia mogą być wprowadzone specjalne punkty, np. świętowanie osiągnięć, tak by było ono przyjemne dla wszystkich uczestników.

Jeśli w organizacji jest tylko kilka aktywnych cykli po-programowych lub po-projektowych, wtedy związana z nimi komunikacja (np. działanie G03 w P3.express) może być zrealizowana na ich poziomie. W innym przypadku najlepiej jest realizować komunikację na poziomie zarządzania portfelem w zunifikowany sposób, co zmniejsza liczbę komunikatów i czyni je efektywniejszymi.

Menedżer portfela powinien zachęcać adresatów do dzielenia się swoimi opiniami po otrzymaniu wiadomości.

Należy pamiętać, że ta komunikacja skierowana jest do szerokiego grona odbiorców w organizacji. Dlatego też powinna być prosta, zwięzła i nie-techniczna.

Przetłumaczone przez zespół: Elżbieta Kotelnicka, Tomasz Stalmach, Piotr Szczerbiak, Jerzy Stawicki (koordynator zespołu)