Y1 - Ocena satysfakcji interesariuszy portfela

To działanie zarządcze należy do Cyklu Miesięcznego. Działania w tym cyklu pomagają w ciągłym usprawnianiu systemu zarządzania portfelem.

What

W tym działaniu przeprowadzana jest ocena zadowolenia członków rady portfela oraz menedżerów programów i pojedynczych projektów.

Dlaczego

Chcemy zidentyfikować obszary niezadowolenia oraz podobne problemy tak szybko, jak to możliwe i je wyeliminować zanim się spiętrzą i będą szkodzić programom i projektom.

Kto

Przeprowadzenie oceny zadowolenia interesariuszy portfela to odpowiedzialność menedżera portfela.

Jak

Pytania w ankiecie ewaluacyjnej powinny adresować potrzeby i obawy organizacji i jej pracowników. Dlatego też mogą one wraz z upływem czasu być modyfikowane i zmieniane. Poniżej znajduje się przykładowy zbiór pytań dla członków Rady Portfela:

Czy twoim zdaniem wszyscy członkowie Rady Portfela mają szanse bycia słuchanymi i poprawnie zrozumianymi?
Czy jesteś zadowolony ze sposobu facylitacji/przeprowadzania warsztatów?
Czy jesteś zadowolony ze sposobu uwzględnienia potrzeb i oczekiwań twojego departamentu w ramach systemu zarządzania portfelem?
Etc.

Poniżej znajduje się przykładowy zbiór pytań dla kierowników programu i projektu:

Czy jesteś zadowolony ze swoich relacji z twoim sponsorem?
Czy strategia organizacji i jej aktualne portfolio są dla ciebie jasne i sensowne?
Czy twoim zdaniem twój program lub projekt ma pozytywny wpływ na organizację?
Etc.

Dobrym pomysłem jest dodanie pytań otwartych na końcu wszystkich ankiet, pytających respondentów o to, jak system zarządzania portfelem może bardziej pomóc im w ich pracy.

Zwykle dobrym pomysłem jest przeprowadzenie tej oceny anonimowo, tak by respondenci mogli wyrażać swoje opinie bardziej komfortowo.

Rezultaty oceny powinny być gromadzone w Globalnym Rejestrze Kondycji Portfela i wykorzystywane w działaniu Y3 do planowania usprawnień.

Menedżer portfela powinien także zapewnić, by w programach i projektach dokonywana była w sposób ciągły ocena zadowolenia członków ich zespołów i by zwracano uwagę na ich dobrostan.

Przetłumaczone przez zespół: Elżbieta Kotelnicka, Tomasz Stalmach, Piotr Szczerbiak, Jerzy Stawicki (koordynator zespołu)