Y3 - Planowanie usprawnień

To działanie zarządcze należy do Cyklu Miesięcznego. Działania w tym cyklu pomagają w ciągłym usprawnianiu systemu zarządzania portfelem.

Co

W tym działaniu będziemy planować usprawnienia na podstawie przeprowadzonej oceny programów i projektów oraz oceny zadowolenia interesariuszy.

Dlaczego

Zawsze jest przestrzeń na usprawnienia – warto więc podejmować próby ciągłego usprawniania systemu zarządzania portfelem. Dotyczą one głównie naszej pracy w ramach systemu zarządzania portfelem i będą one podstawą stopniowego dopasowywania systemu.

Oprócz swojego zasadniczego celu, gdy przeprowadzane jest właściwie i z udziałem kierowników programów i projektów – prowadzi do zwiększenia zaangażowania, a w rezultacie do zwiększenia szans na odniesienie sukcesu.

Kto

Menedżer portfela facylituje warsztat dla wszystkich kierowników programów i projektów w celu wypracowania usprawnień. Opcjonalnie: podobny warsztat może być przeprowadzony z członkami Rady Portfela albo w każdym cyklu, albo co kilka cykli.

Jak

Najlepiej jest planować usprawnienia podczas facylitowanego warsztatu. Pomocne mogą być techniki, takie jak Metoda Delficka . Menedżer portfela pełni rolę facylitatora, pozwalając uczestnikom warsztatu zaplanować te usprawnienia.

Podstawowymi źródłami inspiracji dla planowania usprawnień są: ostatnia ocena programów i projektów (działanie Y2), przechowywana w Macierzy Generowania Wartości oraz ocena zadowolenia interesariuszy przechowywana w Globalnym Rejestrze Kondycji (działanie Y1). Globalny Rejestr Działań Następczych też może być także wykorzystywany jako dodatkowe źródło inspiracji.

Menedżer portfela powinien zawsze uwzględniać także następujące zagadnienia:

Jak możemy poprawić umiejętności i możliwości pracowników poprzez szkolenia, coaching, itp.?
Jak możemy stworzyć środowisko pracy bardziej przyjazne dla każdego?

Planowane usprawnienia będą dodane do Globalnego Rejestru Działań Następczych, a opiekun (zwykle jeden z kierowników programu lub projektu, a czasem jeden z członków Rady Portfela) będzie przypisany do elementu rejestru w celu jego monitorowania i raportowania

Przetłumaczone przez zespół: Elżbieta Kotelnicka, Tomasz Stalmach, Piotr Szczerbiak, Jerzy Stawicki (koordynator zespołu)