Y3 - Запланировать улучшения

Шаг (одна управленческая активность) в этом цикле выполняется один раз в месяц с целью постоянного совершенствования работы системы управления портфелем.

Что

На этом шаге мы будем планировать улучшения на основе оценки программ и проектов, а также удовлетворённости заинтересованных сторон.

Почему

Всегда есть возможности для улучшения, и одна из них — наша попытка непрерывного улучшения системы управления портфелем. Эти улучшения касаются в основном того, как мы работаем в системе управления портфелем, и они послужат основой для постепенной адаптации системы.

Помимо основной цели, при надлежащем выполнении и с вовлечением менеджеров программ и проектов, это получит больше поддержки и, как результат, может повысить шансы на успех.

Кто

Менеджер портфеля проводит воркшоп для всех руководителей программ и проектов, чтобы совместно в ходе брейншторма запланировать улучшения. Дополнительно можно провести аналогичную встречу с членами комитета управления портфелем — либо в каждом цикле, либо раз в несколько циклов.

Как

Лучшая практика поиска и планирования улучшений — фасилитируемая встреча (воркшоп). Такие техники, как Дельфи, могут быть полезны на подобных мероприятиях. Менеджер портфеля выступает в роли фасилитатора и позволяет участникам самостоятельно планировать улучшения.

Самая актуальная версия оценки программ и проектов (шаг Y2), хранящаяся в Матрице создания ценности, и оценка удовлетворённости заинтересованных сторон (шаг Y1), хранящаяся в Общем реестре «здоровья», — основные источники вдохновения при планировании улучшений. Общий реестр последующих действий также может быть использован в качестве вторичного источника вдохновения.

Менеджер портфеля также всегда должен учитывать следующие вопросы:

Как мы можем повысить компетенции людей через обучение, коучинг и т. д.?
Как мы можем создать более благоприятную рабочую среду для всех?

Запланированные улучшения будут добавлены в Общий реестр последующих действий, и для каждого из них будет назначен ответственный (обычно это один из менеджеров программ или проектов, но иногда один из членов комитета по управлению портфелем), который будет следить за выполнением и отчитываться.

Переведено: Александр Рябцев, Алексей Сокол, Алена Тян, Андрей Ряднов, Антон Кикоть, Валерия Ильенкова, Дмитрий Ильенков, Екатерина Сметанина, Игорь Дмитриев, Михаил Селезнев, Редактор: Вадим Скворцов